Bestyrelsesmøder

Udtalelses modtaget fra Administrationen vedr. ændring af planlagt jordtype til ringere jordtyper.

Mundtlig orientering

Rådgiver og Mette Larsen har i fredags meldt ud, at vandmålerne ikke kan genbruges, da målerfirmaer ikke vil tage ansvar for sikker aflæsning.

Har været i skriftlig høring i weekenden, da det haster med afgørelse om udskiftning af vandmåler, da de skal være til stede udbedring af rør påbegyndes.

Mino/Brunatas tilbud i forbindelse med at MINOLS ikke kommer til at virke og der skiftes til andel leverandør.

Indstilling:

Placeres i varmmesterkontoret. Kontortid er ikke fastlagt.

AAB har nu meldt ud på baggrund af BL,s henvendelse til ministeriet, at alle særregler gr. corona nu er ophævet. Dvs. ingen tilmelding, ligesom man ikke kan stemme ved fuldmagt.

Vi skal selvfølgelig have tilmelding til spisning.

Orientering om aktuelle sager

Affald
Rygning i lejlighed

Revideret oplæg  sendt til den samlede bestyrelse 13-8-2021.

Uforandret boligafgift.

Indstilling:
Godkendes. Formanden bemyndiges at foretage mindre tekstmæssige præciseringer.

Revideret budget modtaget, hvor der afsættes midler til reparation mv.

Vedligeholdelsesreglementet er ikke revideret efter helhedsplanen. Ændringer sket ved beslutninger på afdelingsmødet som ikke er indarbejdet i det samlede reglement.

Indeholder ikke væsentlig ændringer i forhold til gældende praksis.

Indstilling.

Vi er i tidnød. Vi søger at få evt. Bemærkninger fra administrationen som kan indarbejdes inden fristen for udsendelse af forslag

1. Første indkaldelse til afdelingsmøde.
3. Skal udsendes mandag.

Midlertidig kæde udskiftes med skydebom.

Økonomi: Byggesagen

Melding fra gartner gør, at vi kommer til at foretage nogle overvejelser omkring fremtiden.

Der har været afholdt møde om sagen. Brunata har meddelt, at de ikke kan få anlægget til at virke.

Tilbud om kompensation er under overvejelse.

Det skal overvejes om udskiftning af vandmålere evt. skal ske samtidig med syns- og skønssagen.

Påbegyndes fra 1. september 2021 efter sædvanlige retningslinje. Er der flere, der ønsker adgang samtidig skal dette afgøres iht reglerne den 7 september 2021. Kassereren kommer med oplæg.

Der tages dog forbehold for corona-situationen. DSV evt. udlejning bortfalder hvis myndigheder, BL eller AAB fraråder brug af selskabslokaler. Evt. depositum udbetales.

Forbehold indarbejdes i aftale

Mødet afholdt med projektleder og byggeøkonomi

• Kommunen er nu gået i gang med godkendelsesproceduren – vigtig af hensyn til låneoptagelse i forhold til evt. stigende rente.

• Økonomien ser pt. fornuftig ud i forhold til restarbejde.

• Uafklaret hvordan diverse honorarer skal håndteres i forhold til syns- og skønssage

Er modtaget i sidste uge. Der har ikke været tid til en gennemgang. Der ligger et større arbejde med bearbejdning. Målet er nul-budget. Der skal ske en justering af antennebudgettet.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde må forventes.

De normale cykelparkeringspladser foran blok 24 er nu i brug igen. Alligevel står der et betydeligt antal cykler i de midlertidige cykelstativer.

Det foreslås, at vi som en ren midlertidig foranstaltning bibeholder to rækker cykelstativer på parkeringspladser. Der er fortsat normalt både gæsteparkeringspladsen og licens-parkeringspladser til rådighed på vores område, men ikke foran blok 24

Der er nu sat gitter på 2 rum i blok 22 og 3 rum i blok 24.

Der sættes pt ikke lås på rummene og kan således benyttes indtil de tages i brug til andre formål.

Det ene rum i blok 23 er reserveret til evt. brug til el-vognsrum for gangbesværede, ligesom der er et rum til dette formål i blok 24..

Der vil ved lejlighed blive sat cykelstativer i rummene.

Iht til gældende husorden må der ikke placeres effekter i kældergange.

De bydende entreprenører har gd. Været på besigtigelse i afdelingen. 10 mand var mødt.

Tilbagemeldingen til rådgiver har været, at de ikke kan nå at afgive tilbud i løbet af sommeren, bl.a. for at få de rigtige fagfolk med.

Tilbudsfristen bliver derfor udskudt 4-6 uger , hvilket formentlig betyder en mindre udskydelse af projektet.

AAB har meddelt, at kommunen har givet tilladelse til projektet. Døre til trappeopgang kan samtidig vendes.

Der er dog en lille detalje vedr. dinduets højde, der skal afklares før projektet kan sættes i gang.

Deltager i denne del af mødet

Materialet ligger i Docunote S2019-03957

Giver ikke for nærværende anledning til bemærkning.

Orientering om overvejelser om opgradering. Giver ikke for nærværende mening. Der skal i det kommen antennebudget afsættes midler til løbende vedligeholdelse.

Der henvises til udsendt notat 11. maj 2021

Indstilling:
Taget til efterretning, Der afsættes midler til løbende vedligeholdelse i antennebudgettet.

• Borde og bænke skal vedligeholdes

Er ikke sket i byggeperioden.

Reparation og behandling med træolie og lignende. Primært Lar Laj . bord/bænkene. Skal nok slibes.

.

• Legehuse

Skal have træolie

Status

Containere fra kommunen
Miljøstation 3
Hvordan går sortering

Der anskaffes to gange riste til de pågældende overgange.

Der er ikke placeres riste ud for pågældende opgange af Helhedsplanen. Beplantning trædes ned,

Minol (Nu Brunata) kan ikke få beboerne online adgang til vand og varmemålere til at virke korrekt.

Notat sendt til bestyrelsen den 14.maj 2021.

Der arbejdes med en løsning.

Bebeboerne er orienteret under Nyheder den

Der har været klage over røggener fra grill. Selvgrille er placeret meget tæt på huset i forhold til pladsen.

Skal den flyttes. I givet fald skal den flyttes på pladsen eller over ved siden af idrætscontaineren.

Flytning til funktionærfaciliteterne under vaskeriet er nu påbegyndt.

Udmeldinger omkring selskabslokaler og beboerlokale er uklare, Det store mødeforbud er fortsat gældende.

Hvis alt går godt, ser det ud til at man arbejder med ophævelse af restriktioner.

Brug af mødelokale afventer klare signaler.
Udlejning af Salen afventer situationen primo september. Vi ønsker ikke igen at komme i en situation, hvor aflysning af udlejning skal foretages.

Alt afhængig af Corona-situationen gennemføres mødet som før med Corona med en eller anden form for spisning

Traditionen skal der lægges løg i vore bede. De der har været med til at lægge løg deltager i det efterfølgende arrangement med forfriskninger og underholdning.

Hvornår og hvem planlægger.
Vores fødselsdag er den 15. oktober 2021, men rammer sammen med efterårsferien.

Det giver ikke rigtig nogen at holde en jubilæumsfest et år efter jubilæet.

I juli måned er kontoret kun åbent tirsdag aften den 6. juli 2021. Næste aften åbning er den 3. august.

Der henvises til varmemesterkontoret.

Planlægning er i gang. Udbudsmateriale forventes udsendt medio juni måned, Opstart forventes efter sommerferien og vil efter de foreløbige planer blive færdig i højhusene omkring juletid og lavhusene forventes færdige i uge 16 2022.

Nærmere detaljer kommer, når planen foreligger, Administrationen foretager varsling.

Der må forventes at skulle afholdes ekstraordinære bestyrelsesmøder vedr. budget.

Afventer fysisk møde.

Endeligt regnskab er sendt til underskrift hos bestyrelsen uden, at materialet i form af budgetopfølgning for 4. kvartal 2020 er modtaget.

Brev er sendt til administrationen. Boligforeningens næstformand har meddelt, at forretningsgang ikke er ændret. Ingen kommentarer fra Administrationen. Rykket 11/4-2021

Afvigelsesforklaring fra administrationen kræver em kærlig hånd.

Administrationen har følgende bemærkninger:

”Afdelingens resultat skyldes hovedsageligt lavere udgifter til ejendomsskat, el på fællesarealer, rengøring, advokatomkostninger samt større renteindtægter.”

Under rengøring gemmer sig færre udgifter end budgetteret til pasning af grønne områder. Herudover har Corona-situationen bevirket aflysning af 50-års fødselsdags-arrangement og bespisning til afdelingsmødet.

Overskud 1.191.646

Indstilles at overskuddet bruges til styrkelse af henlæggelser med 500.000 kr. til fugt/vand-sagen og resten til belægning af grus-parkeringsplads og veje. Overskudsdisponering skal forelægges afdelingsmødet.

Seneste oplæg er udsendt til bestyrelsen senest 9. april 2021.

Drøftelse og endelig indstilling.

Pilot-projektet er der afhængig af situationen er følgende løsninger:

1. Ingen handling nødvendig eller Kabel for opv.maskine flyttes over til en disponibel gruppe
   i eksisterende gruppetavle inkl. opmærkning.
2. Der bygges ekstra gruppe i eksisterende tavle 2. Faser 2-pol automatsikring og
   kabel for opv.maskine/ stikk. m/j i køkken v/ vask monteres på denne.
   inkl. opmærkning,

Forventes gennemført i løbet af 2021.
Varetages af byggesagen og økonomien afholdes af byggesagen.
På tide at denne sag kan blive afsluttet.
Mailkorrespondance sendt til bestyrelsen 10/4-2021.
Indstilling.
Tages til efterretning.

Aftalt med Mette Larsen at udbedring sættes i gang. Bliver en langvarig affære. Der skal formentlig udføres et pilotprojekt i en opgang, der kan danne grundlag for det endelige projekt

Orienteringspunkt.

Afventer tilbagemelding fra kommunen. Tidshorisont ukendt.

Orienteringspunkt

Omlægning af el til master er nu gennemført.

Et antal lamper er ikke skiftet. Enstall har iflg.  Mette Larsen oplyst at levering afventes.

Intet nyt vedr. lysstandere på oplevelsesstien, der er dog sat plastic på en af pullerterne.

Der skal tages stilling til renovering af låge.

Indstilling
Renoveres.
Der tages senere stilling til evt. aflåsning. Skal tjekkes med afdelingsmøde beslutning.
Hvem undersøger?

Porten til stor skraldepladsen er ikke hensigtsmæssig i forhold til brug af elektronisk hængelås, samt har samme konstruktion som øvrige skiftede porte.

Det indstilles at der skiftes til en stålport, i lighed med portene til miljøstationen, samt udskiftning til samme type elektronisk lås.

Økonomi. Forventes afholdt af byggesagen. Lås afholdes af DV-planen

Der skal endvidere tages stilling til, om porten skal have den samme højde som den nuværende eller om den stal være højere, så der er taget hensyn til evt. forhøjning af indhegning.

Der har været klage over røggener fra grill. Selvgrille er placeret meget tæt på huset i forhold til pladsen.

Skal den flyttes. I givet fald skal den flyttes på pladsen eller over ved siden af idrætscontaineren.

Udfyldelse af egenkontrollen

Udsendt per mail til beboerne den 7. april 2021.

Vi har for nærværende ikke noget overblik over resultatet.

Boligforeningens ledelse er tilskrevet om forskellige forhold vedr. håndteringen. Kopi er tilgået afdelingsbestyrelsen 11/4-2021

Har bortset fra de seneste møder ikke været tilgængelig gr. GPDR-regler.

2014 til 2020 + 2012 er nu tilgængelig. 2013 kommer + lidt flere. Optræder nu som en web-version, hvor forslagsstillere er gjort anonyme. Det samme gælder i det omfang navne nævnes i referater. Gælder dog ikke valgte og opstillede.

Aftalen udløber 30/6-2021. Kan iht. aftalen forlænges et år. Skal derefter i udbud via Administrationen.

Indstilling:
Aftalen indstilles til forlængelse.

Input fra bestyrelsen til det videre arbejde. Endelig oplæg forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Problemerne er formentlig løst.

Har været en tung sag, hvor vi har sammenlignet overvågnings data for to ens anlæg for at dokumentere, at noget er galt.

Supplerende mundtlig orientering.

Kontor lukket. Henvises ti telefon i varmemesterkontorets kontortid – mandag til torsdag + mail.

Beboerhus lukket.
Holdes lukket ind til situationen er fuldt normaliseret.

AAB holder nedlukket og anbefaler afdelingerne det samme, jf. udsendt info.

Behandling af fuldmagtsforhold. (Økonomi og godkender-rækkefølge)

Fuldmagtsblanket udsendt inden mødet til bestyrelsen

Oplæg modtaget fra rådgiver med estimeret økonomi. Skal godkendes til udsendelse til entreprenører.

Sendt til bestyrelsen 25/1-2021

Tilbud sendt til bestyrelsen 25/1-2021

I en af lejlighederne, hvor BNS foretog fejlboring er der konstateret hul i væg. Der kommer tilsyneladende varm luft ind. Konstateret via termofotografering.

Overgivet til nærmere undersøgelse hos Administrationen.

Orientering.

• Syns-og skønssagen vedr. rør mv. – intet nyt.
• HPFI-relæer – yderligere undersøgelse foretages med forsøg på omlægning af tilslutning.
• Lys på området – pullerter og standere (blivende omlægning). Mette L har nu fået materiale fra Enstall.
• Luftsluser/nødudgange. Der er nu fundet og indgået aftale med en brandsagkyndig, så vi kan komme videre i projektet.

Blok 21 og 23(lavhusene) færdig. Brandventilation endnu ikke afsluttet

Det forventes at næste etape med højhusene starter med opsætning af stillads ultimo marts og klar til tagarbejde 6. april 2021. Forventes færdig i begyndelsen af juni.

Konstateret ved gennemgang at der hænger ledninger fra gammel belysning/mangler lys.

Sagen undersøgt og konstateret, at der ligger korrespondance, hvor det blev afklaret, at retablering og manglende belysning på skunk ikke var en del af byggesagen.

Indstilling:

Supplerende anmodning om overførsel af ikke gennemførte DV-plansaktiviteter indsendt 27/1-2021.- Indvendig belysning/ Tages evt. også med i DV-plan 2022.

Uafklaret hvad FM-gruppen vil. Seneste henvendelse af 5/1-2021 til FM-gruppen er ubesvaret. Her gør vi igen gældende at bygningsnotat er i et niveau, som vi ikke vil medvirke til at bruge.

I forbindelse med opgørelse af årets vandforbrug i vaskeriet er det konstateret, at der i forbindelse med opsætning af nye maskiner i december 2019 kører vand direkte til de nye maskiner. Bruger ”normalt” vand til noget af skylningen.

Vi måler kun varmt og koldt blødt vand.

Undersøges nærmere i hvilket omfang maskinerne bruger ”normalt” vand.

Indstilling.
Vandmåler anskaffes, således at alt vand til vaskeriet måles.

Der har hen over jul/nytår været driftsmæssige problemer med det pågældende anlæg.

Producent og service-leverandør har været ude og se på anlægget. Konstateret løst spjæld.

Efterfølgende har der forsat vist sig problemer.

Yderligere besigtigelse 26/1-2021.

Følges tæt.

Orientering.

Vi har siden efteråret fået en lind strøm af mails fra en beboer i blok 23 om ovennævnte problem.

Da hverken personale eller afdelingsbestyrelse har den store faglige indsigt som beboeren har, blev sagen forelagt for hvor vores energirådgiver.

Budskabet var følgende: Uden betydning, det skal blot sikres at der i boligen er ikke under 22 grader, når samtlige radiator- termostater er fuldt åbne

Korrespondancen er fortsat herefter.

Mailkorrespondancen er sendt til bestyrelsen.

Indstilling:
Sagen lukkes. Tages op hvis beboer i varmesæsonen ikke kan holde temperaturen i lejligheden. Dog bortset fra yder- månederne og i sommer-lukningsperioden. Hofor-standard følges.

Landbyggefond og kommunen har i december 2020 godkendt en merudgift til Infrastrukturprojektet på 196.031 kr. i forhold til godkendelse i 2016. Det ekstra tilskud er stillet til rådighed.

Orientering.

Planlagt til mandag 8/2-21 afspærring fra 8/2 og udlægning af grus 10/2. Forudsætter at biler er fjernet.

Information skal ud og pladser skal spærres.

Arbejderne med udgravning omkring miljøstation 2 og 3 starter 8/2-20.

Derefter skal hegn opsættes, hvorefter belægning gøres færdig.

Oversigten har være i mail-høring. Ingen bemærkninger.

Godkendt på afdelingsmødet 8. december 2020, at vi kunne anmode om overførsel af ikke iværksatte aktiviteter med tilhørende midler til 2021.

Afventer tilbagemelding fra FM-gruppen.

Møde med ny affaldskonsulent fra kommunen har givet løsninger, så vi kan rette op i forhold til helhedsplanen, samt tilgodese kommunens krav.

Mails med dialog med konsulent og tegning er tilgået bestyrelsen.

Vi må betragte det samme en bunden opgave.

Løsningen må betragtes som midlertidig til den Nationale affaldsplan er klar. Da vi er tvunget til at påbegynde affaldssortering.

Som nævnt i beretningen til sidste års afdelingsmøde skal vi på den lange bane have en nedgravningsløsning.

Indstilling:

Standplads 1 – Det store miljøhus på grus parkeringspladsen.

Elektronisk lås anskaffes.

Standplads 2 – Ved SB 99

Der etableres midlertidigt forhindring, så containere ikke kan ”flyve” Rundt

Der sættes hegn omkring. Skal være med låge. Elektronisk lås anskaffes,

Manglende fliser, ligesom fliser til græs formentlig skal udskiftes.

Standplads 1 og 2 skal iflg. kommunen i drift inden for en måned.

Standplads 3-. v SB 131.
Grill-plads nedlægges og omdannes til standplads.
Træer bevares hvis muligt. Grus belægning ændres til plan-belægning. Hegn opsættes. Låge med elektrisk lås etableres.
Der etableres løsning vedr. vand der iht. til planløsningen løber hen over fliserne.

Af hensyn til afhentning lægges fliser ved indgangen til DRI (på vores matrikel).

Økonomien dækkes af DV-planen.

I takt med at standpladser bliver klare lukkes adgangen til skralderummene.

Storskraldeplads – ved garagerne på grus parkeringspladsen

Storskraldecontaineren hjemtages 21/12-2020.

Der anskaffes elektronisk lås.

Antallet af nye smittede har udviklet sig siden seneste bestyrelsesmøde.

Nye restriktioner er kommet 23/10-2020.

Det lille forsamlingsforbud ændret fra 50 til 10.
Det store forsamlingsforbud er tilsyneladende ikke ændret.

Ændringen har betydning for Lektiecafeen og Seniorgruppen, der nu kun må være 10 personer med den nuværende bordopstilling.

Såfremt det store forsamlingsforbud ikke er ændret, kan der holdes forsamlinger op til 500 personer. Skal sidde og i biografopstilling med afstand og med m2 krav.

Der henvises til AAB- Informere, som bestyrelsen modtager, afdelingshåndbogen og BL’s hjemmeside om corona, samt myndighedernes informationer

Opdatering fra BL og AAB efter ændringerne 23/10-20 afventes.

Det skal overvejes om der er behov for restriktioner i vaskeriet.

Der bliver fortsat  lagt brugte papirlommetørklæder på borde i vaskeriet. I strid med gældende regler og særdeles uhensigtsmæssigt i disse corona-tider.

Der kan bruges mundbind ved fremvisning af vaskeri mv. for beboere. Afstand det vigtigste.

Afdelingsbestyrelsen har haft oplæg til kommentering.

Der er afgivet bemærkninger til boligforeningen,  enkelte som betragtes som ufravigelige og er en forudsætning for at vi vil medvirke.

Der vil foreligge en ny situation, hvis boligforeningen ikke som hidtil dækker udgifterne til en LBF-boligsocial helhedsplan.

Det er afklaret, at beboerne skal beslutte helhedsplanen, uanset at der ikke er økonomi i det.

Hvis det store forsamlingsforbud ikke er ændret vil vi kunne opholde møde med ca 40 deltagere i beboerhuset.

Det er aftalt med KåG ,at vi kan låne lokale. Der vil være tvungen tilmelding til et møde. Ikke tilmeldte afvises, jf ministeriets undtagelsesbestemmelser.

.

Se materialet i afdelingshåndbogen vedr. de midlertidigt gældende regler.

Regelsættet drøftet.

Gennemgang og besvarelse.

Der skal udarbejdes notater vedr. følgende og af de nævnte.:
Notat vedr. henholdsvis kassekladde. (Jni) og indberetning af ferie og sygdom (BHJ) skal udarbejdes.

Der er gået jura i sagen dels vedr. omfang og dels vedr. økonomi. Der skal den 29/10-2020 foretages yderligere besigtigelse hos en række beboere, der er varslet.

Omfattet primært følgende problemer:

• Utætheder i brugsvandsinstallation som følge af forkert udførelse og forkerte ma- terialer, i skakt såvel som ved udtag.
• Dårligt eller forkert udført isolering i skakt
• Flytning af en utilgængelig stikkontakt i skakt (nu undertiden skjult bag Rør)
• Reparation af montage af fugtalarm

Orientering.

Orientering fra møde 26/10-2020 med Administrationen (Mette og Bo) om gennemgang.

Noget vedrører arbejder fra DV-planen.

Materiale sendt til bestyrelsen den 24/10-2020, samt ajourført materiale efter mødet.

Ses der bort fra syns- og skønssagen ser det nogenlunde fornuftigt ud. Visse udgifter skal formentlig  dækkes af DV-planen som planlagt. Udgift til luftsluser er dog uafklaret.

Sidste mødets beslutning om omdeling med følgeskrivelse udskudt til afklaring af afholdelse af afdelingsmøde er afklaret. Husk budgettet er godkendt af OB iht. Corona-reglerne.

Sendt retur til Administrationen med meddelelse om at kvaliteten ikke er OK.

DV-plansmøde må afvente..

Jf cirkulære C 15.

Indstilling:
Vi følger sædvanlig praksis. Alle funktionærer deltager som sædvanlig i overvågningen.

Skrider frem . Har på nogle fagområder været forud for tidsplanen.

Vi skal samtidig have skiftet udluftning og ventiler på tage, som ikke er skiftet i forbindelse med helhedsplanen. Forventes dækket via DV-planen. Bør ske samtidig med at vi har gang i tagene.

Blikkenslager foretager weekendarbejde. Er nævnt på hjemmesiden.

Information tilgået bestyrelsen. Ligger i docunote.

Drøftelse af mulige opmærksomhedspunkter.

Ligger i Docunote Økonomi- Rapporter- Beboerundersøgelser . Det aktuelle dokument hedder:D2020-132895.

Antallet af nye smittede har udviklet sig siden seneste bestyrelsesmøde. Vi er bekendt med, at der også har været Covid19-syge i afdelingen

Herefter blev følgende besluttet:
.
Følgende blev vedtaget på seneste bestyrelsesmøde:

• Salen udlejes ikke til fester og kan ikke bestilles til fester før situationen er afklaret – dvs generelle restriktioner i samfundet er fjernet

• Mødelokalet udlånes iht gældende regler (dog maks. 12 personer i stedet for 24).

•  Borde og køkken skal rengøres efter brug. Håndspritstander indkøbes.

Efter seneste møde er følgende foretaget:
Indkøb af et stk. håndspritstander til indgang til mødelokale/sal.

Tirsdag den 15/8-2020 gav de tilstedeværende tilslutning til, at der også indkøbes en spritstander til vaskeriet. Dette er sket, samt håndsprit.

Udbud er gennemført og aftale er indgået.
Lavhusene udføres i efteråret og højhusene i foråret fra omkring marts måned.

Aftale blev underskrevet 18/9-2020 og opsætning af stillads påbegyndt 21/9-2020.

Orientering lagt på hjemmesiden 21/9-2020 + oplag i opgangene.

Areal bag miljøstationerne inddrages til byggeplads.

Licitationsresultat sendt til bestyrelsen 22/8-2020.

Møde afholdt 21/9-2020 med  AKB , Maria Nord Elborg ,Den boligsociale  helhedsplan, samt Line Skovgård vedr. kommunens aftaleoplæg.

Line renskriver ændringer til kommunes oplæg.

Ordensregler udarbejdes AAB , samt dokument vedr. ejerforhold AKB/AAB.

Kommunens overtagelse af driften er i overensstemmelse med intentionerne i den nuværende helhedsplan, der udløber ved årsskiftet. Her skulle flest mulige aktiviteter forankres i kommunal kernedrift.

Lasse får nyt job per 1. oktober. Ledelsen af fællesskaber varetages Maria Nord Elborg, som samtidig er sekretariatsleder for den boligsociale helhedsplan i Folehaven.

Under Fællesskaberne er der et samarbejde med Røde Kors om cykeltræning. De har lånt et kælderrum til opbevaring af cykler.

Røde Kors opfylder ikke betingelserne for udlån af lokaler i AAB. (Kun til brug for beboere).

Evt. yderligere drøftelse afventer om vi bliver helt eller delvist en del af en ny helhedsplan.

Der er nu kommet midlertidig belysning på området, da nogle midlertidige kabler er trukket.

Ved møde med installatør og projektleder er det besluttet at omlægge strømforsyningen, således at kablet under flisebelægningen ved legepladsen ikke skal graves op. I stedet graves op ved miljøstationen.

Delvist en del af byggesagen.

Sætter fortsat lejlighedsvis.

Det bliver formentlig nødvendigt at skifte ledninger i loft.

Herudover skal lamper efterfølgende skiftes.

Udskiftning af ledninger.

Udskiftning af lamper.

Nedsættes fra 180 kr. til 169 kr.

Der opkræves ikke noget til vedligeholdelse og henlæggelse. Dette kan blive aktuelt i løbet af 2021 og dette skal de personer der ikke modtager grundpakken også være med til at dække.

Se D2020-110290

Modtaget til omdeling. Da evt. afdelingsmøde er uafklaret foreslås det omdelt i den kommende uge.

Følgebrev tænkes vedlagt.

Herefter blev følgende besluttet:
.
Der blev lagt afgørende vægt på sikkerhedshensyn af hensyn til udsatte grupper og den noget usikre situationen.

• Salen udlejes ikke til fester og kan ikke bestilles til fester før situationen er afklaret – dvs generelle restriktioner i samfundet er fjernet

• Mødelokalet udlånes iht gældende regler (dog maks 12 personer i stedet for 24).

•  Borde og køkken skal rengøres efter brug. Håndspritstander indkøbes.

Kommunen vil overtage bemandingen af idrætscontaineren efter udløb af Helhedsplanen, som led i kernedrift.

Oplæg fremsendt til bestyrelsen.

Ejes af AAB og AKB. Aftale om vedligeholdelse skal fastlægges.

Da Idrætscontaineren står på vores matrikel skal vi udarbejde aftale (ligesom med Fællesskaberne).
.
Formanden arbejder videre med formalia.

Landsbyggefonden har meddelt, at der vil ske en væsentlig reduktion af omfanget og sammenlægning med Folehaven.

Oplæg fra administrator af nuværende helhedsplan fremsendt til bestyrelsen.

Far AAB’s side kan vi ikke være med. Men evt. i delelementer med tilknytning til idrætscontaineren – lektieunderstøttelse – få unge i uddannelse/arbejde, fritidsjob og foreningsliv primært via kommunen.

AAB betaler pt ca. 67.000 kr årligt til fællesskaberne. Dækkes helt af AAB’s dispositionsfond.

Der arbejdes videre efter de anførte principper. Økonomi i en fremtidig helhedsplan kendes ikke. Skal behandles på et afdelingsmøde.

Anskaffelse af nye låse til flytte- lejligheder. Ruko-system med nøglekode til beboer anskaffes.

Har tidligere været drøftet, da koder til KABA-systemer er brugt. KABA-nøgle til affaldsrum udleveres, men kun så længe det er relevant.

En beboer varslet inddragelse af adgang til vaskeri, hvis dør til vaskeri fortsat blokeres.

En beboer varslet inddragelse af adgang til vaskeri gr. erhvervsmæssig anvendelse. Vasker gulvmoppe fra rengøringsfirma i vaskeriet.

Der udarbejdes videre med opsætning af svingbom i stede for den midlertidig kæde ved vaskeriet og spærring vedr. SB 121.

• Defekte lys under køkkenskabe. Søges løst via byggesagen, hvor det er aftalt, at der skal ske opsamling til HTH.

• Centrifuge – Faktuelt behov søges afklaret.

• Mette har efter ferien rykket for løsning af lys-problemer.

• Affaldsløsning – afventer nye døre til miljøstation. Vi skal formentlig se både på en kortsigtet og en langsigtet løsning med de de forlig, som på det seneste er indgået i Folketinget.

Forventes sendt til skriftlig behandling i løbet af weekenden. Møde med Domus og tilbud tirsdag.

Mail udsendt på forhånd. Summarisk gennemgået.

Udfyldt under mødet.

Næste ordinære bestyrelsesmøde 24/9-2020

Budgettet er godkendt af OB den 24. juni 2020 efter indstilling fra afdelingsbestyrelsen i overensstemmelse med de særlige bekendtgørelser i forbindelse med Corona-situationen.

I fortsættelse af afdelingsbestyrelsens oprindelige behandling og efter mail-høring den 22. juni 2020 blev følgende indarbejdet i budgettet

Priserne blev fastsat ved anskaffelse af de nye maskiner, hvor der ikke er væsentlige vedligeholdelsesudgifter i 2020 og 2021. Evt. væsentlige ændring i vand eller strømforbrug er endnu ikke vurderet og kan give anledning til justering. Rengøring indgår ikke i vaskeribudgettet for 2021.

Opdateret budgetmateriale ligger i Docunote.

Ob har på sit møde den 20. maj 2020 aflyst alle ordinære afdelingsmøder iht til den særlige corona-bekendtgørelse og godkendt samtlige budgetter med en stigning på under 0 procent. I henhold til bekendtgørelsen er valgperioden forlænget.

Ob henstiller, at der holdes ekstra ordinært møde, når det er muligt, dog helst ikke i september måned, som reserveres afdelinger med stigninger i budgettet.

Med de nugældende regler må vi formentlig være 30 i salen og 12 i mødelokalet. Skal formentlig reduceres gr. Borde og talerstol mv.

Indstilling:
Ekstra ordinært afdelingsmøde holdes i oktober eller november måned. Der tages endelig stilling, når det er afklaret om der sker ændring i restriktionerne ultimo august måned.

Udbudsmateriale er nu udarbejdet.

Tilbud forventes modtaget i august måned og entreprenør antaget.

Projektet er forsinket. Det planlægges at et lavhus og højhus renoveres i efteråret og de to andre i foråret, således at vejrligsproblemer minimeres.

Der er fundet en løsning, hvor beboerne fortsat kan komme ud på deres altan, da stillads kan ligge uden for altanen.

Der vil være nogle korte perioder, hvor adgang til trapperne skal ske via kælderen, som det også skete under helhedsplanen

Bestyrelsen har fået sendt mail med udkast til udbudsmateriale.

Projekt omfatter også udskiftning af tagvinduer, som er en del af brandventilationen.

Forventes fortsat dækket af de på DV-planen afsatte midler til tag og brandventilation.

Syns- og skønsforretninger er gennemført og sagen har nu i en længere periode ligget til afklaring hos kurator efter boet fra BNS.

Der henvises til mail fra Mette Larsen af 26. juni 2020 som er tilgået den samlede bestyrelse og med indstilling fra vores advokat Henning Bill.

Kommer der udgifter som ikke kan dækkes af garantibeløb, kommer afdelingen selv til at betale. Fejl på vandinstallationerne    skal under alle omstændigheder løses.

Udbedringsarbejdet forventes at tage 1 år

Indstilling.

Indstilling fra vores advokat og Administrationen følges, der indgås rådgiveraftale med henblik på udbedring af manglerne.

Der henvises til mailkorrespondance. Der forventes at komme supplerende materiale fra lederen af den bolig sociale helhedsplan.

Det manglende informationsniveau er påtalt og vil i øvrigt blive fulgt op.

Sagen var behandlet på sidste års afdelingsmøde. Her blev det oplyst, at vi stikprøvevis havde haft ventilationsfirmaet til fotograferer en række ventilationskanaler. Der var ikke fundet snavs.

Vi havde lagt op til en spørgeskemaundersøgelse for at få oplyst, hvem der mener, der kommer urenheder gennem ventilationskanalerne.

Der er her i foråret foretaget et par stikprøver, hvor det ikke har været muligt at konstatere, at der kommer urenheder gennem indblæsningsventilerne.

I fortsættelse af tidligere praksis holder afdelingsbestyrelsens kontor lukket det meste af juli måned.
Sidste åbningsdag 30, juni  2020 og første åbningsdag 7. august 2020

Mange uafklarede spørgsmål. Der tages stilling til det videre forløb efter sommerferien. Da ferien står for døren og vi alligevel holder lukket juli. Holdes som varslet lukket til 15. august i beboerhuset ( Sal/mødelokale). Derefter tager vi  pågrundlag udmeldingerne fra myndigheder, BL og AAB stilling til det videre forløb.

Materiale tidligere udsendt til bestyrelsen.

Økonomien omkring vaskeriet er uafklaret.

Indstilling.

Uforandret boligafgift.
Henlæggelse til DV-plan forhøjes i 2021 med ca. 114.000 kr. og pt. kun i dette år.
Skyldes betydelighed usikkerhed vedr. udgifterne de besluttede arbejder i forsættelse af helhedsplanen.

Det videre forløb.

Spørgeundersøgelse.

Følgende valgmuligheder ved væsentlige revner.

1. Rep. nu i prioriteret orden – revner repareres i prioriteret orden. Der sættes tapet/væv op på den pågældende væg og kun den. Males i standard hvid iht vedligeholdelsesreglement.

2. Revner repareres, når beboer alligevel skal have gjort i stand. Revne repareres og kun den. Foretages af murer. Principper som hidtil har været brugt.

3. Rep. foretages ved fraflytning. Beboer betaler som hidtil normal istandsættelse. Afdelingen betaler revner. Helt som det er sket siden 2016.

Langsom genåbning, jf AAB informere 15/5-2020

Afdelingskontor

Sal
Mødelokale
Vaskeri

Indstilling:

• Afdelingskontor – inkl tirsdag aften.

Genåbning fra 25/5-2020
Max 1 på kontor
Max 1 i venteposition i gang – øvrige må vente i det fri

• Sal og mødelokale. Afventer retningslinjer. Åbning foreløbig dog tvivlsomt.
• Vaskeri

Evt ændring af restriktioner

Ny udlån/udlejning foretages ikke.

Forbud mod vask med 30 grader i vaskeriet ophæves. Sundhedsmyndighedernes anbefalinger er nu alene gældende.

Reglerne om døren til vaskeriet skal holdes aflukket og uvedkommende ikke må lukkes respekteres ikke.

Vi har haft tyveri af effekter fra vaskeriet, jf. orientering på sidste møde. . Derfor indstilles det, at de beboerne, der ikke ønsker at efterleve anvisningerne får frataget adgangen til at bruge vaskeriet.

Skiltning opsættes.

Opfølgning på seneste møde. Team jura har meddelt at tilladelse til kanin efter retspraksis skal behandles som hund og kat. Dvs afdelingsmødebeslutning om kanin må holdes.

Orientering.

Jf. mail fra Administrationen 21/4-2020  Jeres budgetopfølgning for kvartalet ligger  klar i DocuNote. Dokumenterne ligger i sagen “1. kvartal”. I finder sagen ved at søge på sagsnummer S2019-00408, samt min mail af 12/5-2020.

Status fra Jeanette.

Genåbning af kontor mv afventer udmelding fra AAB og anskaffelse af beskyttelsesmidler.

Beslutning om pasning af de nye staudebede.

Det indstilles at vi kobler os på AAB’s fællesudbud på legpladseftersyn.

Lovpligtigt.

JF AAB informere nr. 22-2020, som alle har fået.

Resultat af drøftelse mellem vores advokat og kuratorerne.

Mundtlig redegørelse

Manglende belysning.

Udveksling af synspunkter pågår mellem de berørte parter.

Der muligvis flere forskellig fejl

1. Byggesag
2. Fejl i ”belysningsvæsenets” fordelingskasse med ødelagte lamper til følge.
3. Ledning hakket over af forskellige steder og af forskellige aktører.

Orientering.

Stole stjålet, da en beboer gav adgang for uvedkommende.

Beboer varslet om at der ved gentagelse vil  blive rejst erstatningskrav, samt inddragelse af adgangen til vaskeriet

Nogle dage efter hændelse under punkt 4  blokerede en beboer dør til vaskeriet, således at der var fri adgang.

Er blevet varslet om inddragelse af adgang til vaskeriet.

Regelsættet giver ikke mulighed for dette. Må låne en af beboers 3 nøglebrikker.

To beboere har i den anledning får inddraget  adgang til klæder.

Der er endvidere foretaget politianmeldelse af et par sager.

Skal der fastlægges en mulig dato før vi ved hvornår corona-situationen gør det muligt.

Afdelingens husorden omtaler ikke kanin. Det samme gør sig gældende i boligforeningens generelle omtale af husdyr.

Afdelingens husorden

I Boligforeningen AAB er det som udgangspunkt ikke tilladt at holde husdyr. Visse dyr er det dog altid tilladt at holde, f.eks. akvariefisk og stuefugl, hvis det sker i begrænset omfang, og ikke er til gene for de øvrige beboere. Det er derimod forbudt at holde hund, kat og fx krybdyr.

Generelt i AAB
I Boligforeningen AAB er det beboerne, der på afdelingsmødet beslutter, om man må have kæledyr i afdelingen. Visse typer kæledyr, f.eks. akvariefisk og stuefugle, vil som udgangspunkt altid være tilladt (i begrænset omfang så de ikke er til gene for de øvrige beboere), mens andre typer husdyr, f.eks. grise og geder altid vil være forbudt. Hvis afdelingsmødet beslutter, at der må holdes dyr i afdelingen, skal det skrives ind i afdelingens husorden.

Til drøftelse

28. april 2020
Efterfølgende tilføjelse i web-version af referatet. Det kræver iht domsprakis tillaldelse  at holde kanin. Dvs skal fremgå af gældende husorden. Det er derfor ikke tilladt at holde kanin i AAB afdeling 50.

Status fra Jeanette.

Omdeles senest den 24/4-2020

Nogle enkelte har store udsving begge veje. Generelt bør der nok være fokus på vandforbrug.

Formanden oplyste, at der ikke er kommet tilbagemelding fra MInol om flytning i den elektronisk adgang. Der har ikke været ressourcer til at følge op.

Domus er nu i gang med indhentning  af tilbud på gitterdøre og opfriskning af til bud på garageporte.

Har været sat i stå gr. diskussioner omkring mangler mv.

Er i proces vedr. tilbudsindhentning.

Mundtlig orientering.

Det fremsendte materiale til underskrift drøftes

Mødet holdt med rådgivere 5. marts 2020 – Henrik fra Domus, Sigurd fra Orbicon og Hans Landskabsarkitekt, Mette Larsen Sigurd Haagensen AAB, samt Bent Haupt Jensen.

Drøftelse af fejl og mangler, samt situationen efter BNS’s konkurs. Pt har ingen af underentreprenørerne meldt tilbage om de vil udføre mangler iflg.. Advokat.

Døre til garage og porte berørt, vi er afhængig af løsning for at komme videre..

Mette og rådgiver tager kontakt til underentreprenør vedr. belysning.

Luftsluser drøftet. Tyder på at automatik måske er unødvendig gr ændret lovgivningen. Skal dog undersøges nærmere vedr. højhusene, som er på kanten af grænseværdier.

Suppleres med information på mødet

Orientering.

Mødet om tagsagen den 5. marts 2020 med deltagelse af Domus og Simon Haggesen fra AAB.

Tagbeklædning, alukanter og vinduespartier med brandudluftning drøftet. Foreslår en ikke blank alukant for at undgå genskær. Har haft drøftelse om vinduesautomatik Vender tilbage med prøver til forelæggelse for bestyrelsen, herunder billede af mulige nye tagvinduer.

Skader efter storm besigtiget. Der foretages ikke noget vedr. nedfalden tagplade i blok 23 og løs tagplade i blok 22 holdes under observation.

Forretningsføreraftale om sagen indgået.

Vejskilte er nu opsat. Grundet vand har det været nødvendigt med alternativ placering for anen af grusparkringspladsen.

Beslutning om udseende af skiltning på beboerhus.

Materiale forelægges senest på mødet.

Vi havde brand i en opgang 23. februar 2020.

Den beboer der havde en familieforsikring fik straks hjælp af skadesservice. De øvrige må selv sørge for afdækning mv. Viser, at personer uden forsikring virkelig får problemer.

Har givet en hel del ekstra arbejde med koordinering, anmeldelse og dokumentation. Taksator kommer den kommende uge. Vi skal huske rengøring af facade for sod.

Beboerhuset blev lukket op som opsamlingsstation for de beboere ,d er ønskede det og de fik en kop kaffe.

Uvedkommende ophold i kældrene har eskaleret i den senere tid. Både ved opbrud af døre og hvor beboere har skaffet uvedkommende adgang.

Der er både røget, været svineri, samt hærværk på beboeres effekter i kældrene.

Politiet har en generel bemyndigelse til at  fjerne personer, der  uberettiget har skaffet sig adgang eller opholder sig i vores kældre, lofter eller opgange, samt sigte og rejse tiltale med henblik på straf for overtrædelse af Straffelovens § 264.

Politiet har fået fat i nogle af de besøgende.

Beboerne skal være opmærksom på at ophold i kælder er forbudt, samt at man ikke må tage venner og bekendte med ned i kælderen. Vil blive betragtet som uvedkommende og kan medføre inddragelse af nøglebrikker.

Det er vigtigt, at beboerne melder ind om uvedkommende.

Bestyrelsen har efter mail-høring besluttet at arbejde videre med en teknisk løsning , hvor der sker sikring af døre på samme måde som i gavlene. Vi grundet økonomien formentlig kræve et afdelingsmøde.

Sagen søges løst sammen med luftsluserne, dog med særskilt økonomi.

Indstilling:
De iværksatte tiltag godkendes. Sikring af døre medtages i i tilknytning til projektet vedr. luftsluser. Evt. afdelingsmøde afklares senere.

Sundhedsstyrelsens plakater vedr. god skik er opsat i indgangen til beboerhus og i vaskeriet. Plakaterne er bestilt i A2 format.

Der kommer også materiale i opgangene.

Håndtag til beboerhus og vaskeri rengøres hyppigere.

Boligforeningen udsender løbende anvisninger til personale og bestyrelse. Anvisningerne følges.

Ikke indkaldt grundet ressource-situationen.

Overhalet af Corona-situationen, hvor møder ikke må afholdes.

Omlægninger nu påbegyndt. Opgravning blev indskrænket til kun at ske foran SB 101, så man kunne bruge rør oprettet i forbindelse med Helhedsplanen til trække kablerne til beboerhuset.

Cityparkering anmodes om supplerende skilte således at afdelingsmødets beslutninger omkring parkering på grusparkeringspladsen effektueres. Er varslet flere gange, men ikke fulgt op af Cityparkering

Indstilling:

Effektueres.

Vand skal føres over i LAR-bed.

Bemyndiges til at arbejde videre.
Økonomi – dækkes af DV-plan

Bemyndiges til at arbejde videre.
Økonomi – dækkes af DV-plan

Endnu ikke gjort færdig grundet ressource-situationen.

BNS har indgivet konkursbegæring ultimo januar måned.

Boligforeningens advokat er på sagen.

Vi har umiddelbart følgende større uafklarede sager fra 1 års gennemgangen:

• Udskiftning af rørsamlinger

Syns og skønssag

• Lys på området
• Altaner

Burde være afklaret de fleste steder

• ​El kontakter i rørskakte

Herudover er der en række mindre sager.

Vores advokat er i dialog med kurator garantiselskab og underentreprenører.

De økonomiske konsekvenser er uafklarede. Vil givet bevirke tidsmæssige udsættelser?

Orientering.

Sendt til afdelingsbestyrelsen 13/2-2020.

Overskud godt 2 millioner kr. De 1.3 millioner vedrører helhedsplanen og skal overføres til reguleringskontoen.

Det reelle overskud udgør ca. 700.000 kr. og omfatter bl.a.

• Mindre ejendomsskatter 149.000 kr.
• Mindre el, varme fællesarealer 92.000
• Regulering el 2018 134.000 kr.
• Mindre Renholdelse 138.000 kr. (afsat til grønne områder, men ikke brugt. Dækket af helhedsplan)
• Flere renter 95.000 kr.

Indstilling.

Indstilles til godkendelse.

Er i proces med rådgiver og projektleder fra AAB.

Byggemøde holdt 14/1, næste møde 25/2-2020.

Der foreligger endnu ikke referat fra mødet 14/1.

Tagvinduer skal formentlig skiftes i forbindelse med tagudskiftning. Udskiftning af brandventilation skal koordineres med tagudskiftning. Der skal samtidig sættes bladbeskyttere op i tagrender, således, at rensning undgås længst muligt.

Adgang til tag fortsat uafklaret.

Skal gennemføres i sommeren 2020.

Orientering

Ikke klart.

I forbindelse med regnskab 2018 så det ud til, at vi havde et større elforbrug i 2018. Et elforbrug, der ikke umiddelbart kunne forklares. Afklaring var ikke mulig, da der var foretaget udskiftning af elmålere i 2018. Nævnt på afdelingsmødet.

Det er i forbindelse med regnskab 2019 konstateret, at der er foretaget en større efterregulering af el for 2018 i foråret 2019, som vi ikke er blevet informeret om.

Undersøgelsen viste dog at ventilationsanlæggene i en af blokkene bruger mere strøm end den tilsvarende blok.

Efter forskellige tiltag er der nu sat bi-måler på de to ventilationsanlæg i blok 22, således, at forbruget kan følges på det enkelte anlæg.

Fortsætter udviklingen den hidtidige tendens skal servicefirma/rådgiver se på anlægget.

Indstilling.
De beskrevne tiltag foretages.

Det har desværre været nødvendigt at bruge rigtig mange ekstra ressourcer, da Nortec havde åbnet op for aktivering af flere og uautoriserede brikker, ligesom beboerne ikke har fulgt anvisningen om kun at aktivere den sorte nøglebrik.

De uautoriserede brikker fjernes.

Kan betyde at den enkelte beboer skal aktivere den sorte nøglebrik igen.  Må evt. hente/rekvirere aktiveringskort på kontoret.

Det har været muligt at afmelde grundpakken siden 22. januar 2020.

Pt. er 9 afmeldt

Beboer skal altid udfylde opsigelsesblanketten.

Ved tilmelding igen skal beboer betale gebyr til YouSee.

Der er udarbejdet instruks vedr. brug af opsigelsesblanket, håndtering – afmelding hos YouSee, underretning af opkrævning mv. og arkivering af ordrebekræftelse.

Orientering.

Samtidig med afmelding af grundpakken blev det også muligt at få internet via anden leverandør, fx Fastspeed.

Vi har ingen indsigt i antallet af skift af internet-leverandør. Kunne være rart at kende i forbindelse ved evt. overvejelse om udbygning til Docsis 3.1.

Byggesagen har ikke foretaget nedlægning af antennetilslutninger i de nedlagte lejligheder, hverken fysisk eller ved anmeldelse til YouSee.

Der er før årsskiftet foretaget en spørgeskemaundersøgelse hos de berørte beboere om de benytter antennestik på etagen med hoveddør eller den anden etage.

Resultatet er meddelt YouSee med henblik på ændring af de relevante tilslutninger, herunder adressetilpasning.

Orientering.

Vi har haft opfattelsen af, at den nuværende helhedsplan ikke skulle løse kommunal kernedrift og skulle forankre aktiviteter, så de var levedygtige efter helhedsplanens afslutning. Helt som i de foregående helhedsplaner.

Ved bydelsbestyrelsen forårsmøde blev der truffet beslutning om at følge BUF’s ønske om at overlade idrætscontaineres fremtid til arbejdet med prækvalifikation til en ny helhedsplan. Helt uden nærmere begrundelse iflg. referatet.

Bydelsbestyrelsen er tilskrevet om at sagen bør genbehandles.

Det er uafklaret om der kommer en ny helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. Kommer der en ny helhedsplan er det afdelingsbestyrelsens holdning, at det kun kan ske med en radikal ændret holdning til den beboerdemokratisk beslutningskraft.

Indstilling:

Formel godkendelse af den lagte linje, der er drøftet på lørdagsmøde og i forbindelse med møde med Fællesskaberne.

Idrætscontaineres skal nu flyttes tilbage til afdeling 50.

Der skal træffes beslutning om hegnet skal l fjernes, men kun således at der bliver plads til containeren, så den kommer helt ind i skellet til DRI. Vil give lidt mere plads på pladsen foran beboerhuset.

I forbindelse med KåG’s fest den 25. januar 2020 blev det konstateret, at KÅG ikke længere rengøre området op mod deres indkørsel.

En beboer har klaget og fået en tilbagemelding, der kunne tolkes som om, at de er ophørt med denne renholdelse,

Det er ikke noget AAB-afdeling 50 er informeret om.

Indstilling.

KÅG tilskrives om forholdet, samt hvordan det sikres at vi ikke får udgifter til at fjerne elevernes affald, samt sikre at eleverne ikke bruge vores kældernedgange og legeskure til ophold – og uden at rydde op efter sig.

Årlig gennemgang er foretaget i januar måned. Anlægget kører optimalt også i sammenligning med andre anlæg i København.

Vandbeholdere og vekslere er renset i december/januar måned. Vekslere renses fremover kun, når Hofor – gennemgangen finder anledning til dette.

Orientering.

Orbicon har de seneste 3 måneder foretaget elektronisk måling af revne udviklingen hos en beboer i et af højhusene.

Konklusion. Revneudviklingen er stoppet.
Reparation kan foretaget iht de anvisninger vi hidtil har brugt. Det videre forløb i forhold til helhedsplanen er uafklaret.

Fortsat ikke muligt at foretage korrekt flytning online adgang af beboer ved til-fraflytning.

Fejl i onlinedelens aflæsning er tilsyneladende rettet op. Iht til tilbagemelding fra beboer.

Det blev udmeldt på afdelingsmødet at vi ville afholde en workshop vedr. brug af borde, bænke og grill pladser. Til brug for den videre planlægning.

Tilsyneladende sker brugen ikke som forventet.

Vi inviterer til et cafemøde med drøftelse af emnet.  Kunne være 16-17 eller marts2020.

Beslutninger fra mødet 26/11-2019 afventer at byggesagen opsætter nye døre. Uklart om BNS’s konkurs påvirker denne sag.

Indstilling til opsætning af vejskilte, skitser forlagt.

Haster i forhold til Helhedsplanens afslutning.

Den nuværende aftale er omfattet af en undtagelsesbestemmelse i lovgivningen, således at vi iht kontrakten er bundet til grundpakken til marts 2022.

YouSee giver under visse forudsætninger mulighed for at blive fritaget for grundpakkerne. Der dels nogle administrative forhold og dels nogle økonomiske forhold. Prissætningen for TV-pakkerne kan under visse forudsætninger blive ændret for alle.

Vil kræve et afdelingsmøde beslutning.

Indstilling

Der arbejde videre med muligheden for fritagelse og med henblik på indkaldelse af afdelingsmøde i 1. kvartal 2020.

Anlægget er bygget til standarden DOCSIS 3.0.

Dette betyder bl.a.

• Bredbåndsforbindelse kan max væe på 300Mbit

• Der kan ikke vises TV-signal til UHD/4K standard.

Dette vil kræve en ombygning til standarden DOCSIS 3.1., hvilket der ikke er planer af bl.a. økonomiske grunde.

Materiale er udsendt til bestyresen.

Orienteringspunkt.

Gitterdøre til lofter blev behandlet på afdelingsmødet den 24/9-2019 i forbindelse med DV-planen for 2020.

Tilbud er nu indhentes og leverandør fundet.

Er sædeledes aktuel, da der fortsat foretages rygning på vore lofter.

Indstilling:

Der søges om overførsel af midler fra DV-plan 2020, således at arbejdet kan påbegyndes hurtigst muligt.

Udbyder har udarbejdet en ny AAB-standard.

Opgradering til ny AAB-standard, som bl.a giver bedre mulighed for læsning på smartphone.

AAB afdelingerne 32,42 og 47 har fået opgraderet til ny standard.

Indstilling:

Sættes i værk.

Notat om baggrund og priser er udsendt til bestyrelsen 1. november 2019 og efterfølgende drøftelse:

Forslag:

• 5 stk 9 kg. maskiner

• 2 stk 12 kg maskiner
• 4 tørretumblere med el.
• Betalingssystem
• Strygerulle

Det har indgået i overvejelserne at overgå til tørretumbler med varmepumpe gr. besparelse på energi og CO2. Vil være længere om tørring og vil kræver langt større omhu end vi hidtil har set i forhold til rensning af filter før brug. Der er endvidere ikke overbevisende referencer. Det skønnes ud fr en samlet betragtning ikke modent til et fællesvaskeri – vil blive opfattet som en negativ oplevelse af brugerne.

Der skal tages stilling til:

1. Der skal tages stilling til om vi skal ændre bestykning fra 8 til 7 maskiner

JA

2. Der skal tages stilling til om de små maskiner skal øges fra 7 til 9 kg.

JA

3. Der skal tages stilling til om antallet af store maskiner skal ændres fra fx 2 til 3 og en tilsvarende reduktion af små maskiner.

Fortsat 3

4. 4 stk tørretumblere uden  varmepumpe

Bestilles uden varmepumpe grundet det går hurtigere med al. Tørretumler, prioritering i forhold til komfort.

5. Der anskaffes 5 nye firkantet tøjvogne til at markere det nye vaskeri

JA

6. Alle vaskemaskiner omfattes af bestillingssystemet

Ja

7. Antal vaskemaskiner, der kan bookes per gang/tages i brug per beboer.

Max 2 bestillinger inden for en måned. Må max bruge 4 maskiner per gang i vaskeriet
(Skal afklares hvad der er muligt)

8. Vask uden vaskepulver skal kunne vælges, men betyder ikke reduceret pris.

JA

1. Grundet garantiperiode vil udgifterne være reduceret de første 2 år, hvilket afspejles i prisen, som i princippet skal være kostægte.Det undersøges om prisen kan reduceres lidt og vi så efter et halvt år overvejer prissætningen.

Arbejdes videre med denne sag.

10. Vaskebrik skal være den sorte låsebrik og kun den giver adgang til vaskeriet (Helt som i gamle dage, hvor vaskebrik også gav adgang til vaskeriet)

JA

11. Skal vi have automatisk døråbning til vaskeriet – der er afsat penge i DV-planen)

Nej, men vrider på inderside af dør skal fjernes.

12. Serviceaftale indgås og omfatter også den gamle centrifuge..

JA

13. Der køres forsøg med mulighed for at en tørretumler kan bestilles på forhånd.

JA (Hvis muligt)

14. Hver bruger kan max benytte 2  tørretumlere og max 4

Ja (Hvis muligt

Mail om affaldshåndtering er udsendt til bestyrelsen 2. november 2019.

Indstilling:
Vi iværksætter affaldshåndtering som anført ved myndighedsbehandling i byggesagen.

Miljøstation tages i anvendelse, storskrald i gård ved garage, flaskebeholdere ved området.

Skralderum lukkes samtidig.

Forudsætter at døre til miljøstation som planlagt ændres og omfattes af det elektroniske låsesystem, som tidligere besluttet.

Fællesskaberne

Prækvalifikation for ny runde.

Div materiale sendt til bestyrelsen.

Kommunen ønsker ikke at for nærværende at indgå aftale om idrætscontaineren som afslutning på den nuværende helhedsplan.

Lukket punkt.

Notat ”Gennemgang af plante i plejerperioden ” fra byggesagen og udsendt til bestyrelsen 22. oktober 2019.

Drøftelse.

Opstartsmøde har været opholdt.

Domus arkitekter bliver rådgiver.

Udskiftning vil tage 5-6 måneder – formentlig den kommende sommer.

Der skal fi/alternativ løsningndes en løsning for stillads.

Alukanter kan bibeholdes, som en del af bygningernes arkitektoniske udtryk. Kan ikke erstattes med Zink gr. LAR-projektet.

Det overvejes om tagvinduer kan skiftes som en del af projektet/ evt. blot nye ruder. Der skal tages hensyn til brandventilationen.

Skilte vedr. branddøre er sat op i kælder

Nødudgangsskilte i beboerhus er ændret til metalskilte. Mangler fortsat håndtering af vinduespartierne mod vest.

Beboerhus. Rengøringsskab er markeret og nøgle opsat i tekøkken

Brandtrappe opsat i tekøkken, køkken og lille køkkenskab på kontoret.

Fraflytningslejligheder. Udbud. Aftale forlænget for maler og rengøring. Nyt udbud vedr. gulvafhøvler.

Forsynometer. Er kommet i ny version. Alt vore indtastede data var væk, men er nu kommet med efter kontakt. Der er nu kommet benchmark med vedr. fjernvarme. Helt galt i vaskeribygning. Skal være ringere, men ikke så galt. Skyldes formentlig areal fejl i BBR. Brev sendt til administrationen om dette.

MinolDirect.
Som meddelt til bestyrelsen og på hjemmesiden er der noget galt for visse beboere i forbindelse med opdatering. De hidtidige kontakter er ikke længere i Minol Minol overtog Brunata sidste år. Det er tilsyneladende Brunata’s service organisation, der har taget over. Vi har endnu ikke fået tilbagemelding om selve sagen.

Opretning af rækværk på grusparkeringspladsen er bestilt.

Løsning vedr alarm/låsesystem på beboerhus – dørparti mod vest er aftalt ved 4/11-2019. Pris afventes.

Tilbud på div maskiner indhentet.

Det indstilles, at vi arbejder videre med at udskifte vore tørretumlere fra 2002 til tørretumlere med varmluftpumpe. Der vil være en betydelig CO2 besparelse.

Herudover ser vi på hvad der kan skiftes inden for den samlede økonomiske ramme.

Udskiftning af betalingssystem er i spil, så ledes, at vi som oprindelig planlagt kan benytte den sorte låsebrik.

Blev udfyldt på tirsdagsmødet den 8/10/2019.

Det er planen at afdelingen skal teste den nye kommende version af egenkontrolskemaet på 3. kvartal.

Udsendt til den samlede bestyrelse.

Forslag er udsendt.

Blomsterløg og plantepinde er modtaget-

.

2 stk HS 265 e er ude af drift. 7kg maskiner, små.

Vi har 2 mere af denne type fra 1997.

Vi har tidligere besluttet at skifte i takt med at maskinerne går i stykker og ikke total-udskiftning hvert 10 år.

Vi har skiftet 4 maskiner – 3 til store maskiner (11 kg) og en til samme størrelse som HS 265 e (nu W565 H) 7 kg.

Alderen taget i betragtning og det forhold, at der skal indhentes flere tilbud taler for en udskiftning af de sidste gamle maskiner.

Der er anmodet om tilbud på udskiftning.

Økonomi: Dv-plan.

Indstilling:
Udskiftning af alle maskiner fra 1997 og til samme størrelse som de gamle. Ved vurdering lægges vægt på pris for sammenlignelige maskiner.

Vi er ved at indhente priser på affaldsposer og containerindsatser.

Sammen kvalitet som nuværende eller tættest muligt.

Økonomi: Drift.

Indstilling:

Sættes i værk. Bedste pris for sammenlignelig kvalitet.

Hævning af bed eller barkflis

Økonomi:
DV-plan 2020 – evt tillægsbevilling.

Anskaffelse af to sofaer til beboerhus til placering af atriumgang. Kan benyttes ved fester, da vi ikke har noget i salen. Kan kun benyttes ved.
Weekend-udlejning.

Prisniveau 8-10.000 kr.

Økonomi: Dv-plan

Oplæg til drejebog udleveret.

Der er dialog med DKTV om låse- og alarmsystem til de nye døre mod vest.

GPDR krav kan opfyldes ved et mindre tilkøb til låse-/bookingsystem.

Økonomi: DV-plan/Helhedsplan

Indstilling:
Formanden bemyndiges til at arbejde videre med sagen.

Ikke afleveret siden marts måned.

Der henvises til tidligere bestyrelsesmøder og mail fra formanden til bestyrelsesmedlemmerne.

Varsling skal omdeles senest den 15. august 2019 og må produceres næste tirsdag.

Holdes 29. august 2019, kl. 19.00. Det holdes af administrationen.

Mulighed for tillægsbevilling undersøges, ligesom evt krav undersøges.

Der arbejdes med en løsning, hvor det tilsluttes det elektroniske låsesystem

Fjernes fra den 19. august 2019 efter nødvendig varsling.

Der er fortsat elementer, der ikke fungerer.

1. Oplæg modtaget fra administrationen d.d.

Langt fra mål, der arbejdes videre med sagen.

Sendt til hele bestyrelsen

Indhentet tilbud på sikkerhedsgitter til SB 127. Jf bestyrelsesmøde gd.

Opsættes ved repos med sidste beboer. Helt op.
Anbefales i standard sort eller standard hvid.

Opsættes som forsøg. Kan bruges som reference hvis der skal tages stilling til en samlet opsætning.

Tilbud fremgår af fremsendt mail.

Indstilling:

Anskaffes som beskrevet. Farve fastsættes. Elektronisk off-line lås etableres efter aftale med låse- leverandør.

Administrationen har vendt tilbage vedr. sagen. Foreslår, at der indhentes tilbud på tage, på samlet udskiftning af tagpap og alukanter.

Skal sættes i forhold til forventet rest-levetid på tag på 5 år.

Indstilling
Tilbud til sammenligning indhentes.

Administrationen foreslår datoen flyttet til torsdag den 29. august 2019.

Referatet er ikke offentliggjort da der har været nogle uklarheder.

Det foreslås, at der ikke slås græs på LAR områderne, samt den øverste del af kælkebakken. Endvidere div høje. Forsøg resten af året.

Skal skabe bedre muligheder for natur og insekter.

Bemærkninger til oplæg afgivet 17/6-2019

Overskud justeret, mangler i forbindelse med overførelsesprocessen tilføjet, samt justering af service vedr. elevatorer.

Sagen og tag-alukanter indgår ikke. Det samme gælder sikkerhed omkring lofter.

Docunote 2019- 074504.

Pasning har været inkluderet i byggesagen til 30. april 2019.

Der har været gro-garanti.

Pasningen ved udgangen af april måned ikke tilfredsstillende. Dette er effektueret efterfølgende samtidig med at der er efter-plantet 1.873 planter.

Vedligeholdelsen i 2019 har i en periode været drøftet med Byggesagen. Der har været et hul siden medio maj måned

Det er nu afklaret at byggesagen afholder udgiften til Vedligeholdelse i 2019 inkl vanding bliver afholdt af byggesagen. Der er ikke afsat tilstrækkelige midler i driften.

Der forventes et mindre vedligeholdelsesbehov, når planterne først kommer i groning.

Spørgsmål om vedligeholdelse i 2020 skal afklares inden budget 2020, hvordan det ellers skal afklares!
.

Det har været nødvendigt i maj/juni måned at prioritere vanding af træer i forhold til div. Oprydninger. Feriesæsonen er startet.

Vi har desværre konstateret indbrud på vore lofter og i særlig i SB 127.

Det er stærkt bekymrende og risikabelt. Politiet bør tilkaldes, når det sker.

Der har været kontakt til lokalpolitiet, som også har kigget forbi.

Omkostningerne ved at sætte gitterdør op ved opgang til repos. Undersøges pt. Omkostningerne er formentlig af en størrelse, at det vil kræve et afdelingsmøde. Vil formentlig være billigere end opsætning af nye forstærkede døre og karme.

Ny leverandør er bedt om tilbud, fadet har trukket med at fået tilbud/ løsning,

Indstilling
Der arbejdes videre med en løsning med gitterdør.

Oplæg til midlertidig rep. modtaget. Skulle kunne holde til udskiftning af tag om 10 år.

Drøftelse af finansiering på mødet.

Mail til bestyrelsen den 15.juni 2019

Der skal tages stilling til om de skal flyttes/fjernes. Vi kommer selv til at betale for det.

Planen er pt at sætte kæde op med beredskabslås. Pullert er pt for bøvlet.

Der er kommet en ekstra række fliser af hensyn til snerydning. Behov for et hjørne med fliser 8 bedet. Fodhegn skal afpasses.

Indstilling:

Pullerter flyttes ikke af økonomiske hensyn. Vi benytter foreløbig kæde med beredskabslås.

I forbindelse med forårets ulykke er vi blevet opmærksomme på, at der køres uhensigtsmæssigt hurtigt + det er muligt at køre uden om chikanerne.

Indstilling:
Effektueres og udgifterne afholdes af DV-planen. Aktivitet 505

For at lette ukrudtsbekæmpelse indstilles det, at vi anskaffer et maskinelt lugejern.

God erfaring i vore Skovlunde afdelinger. Funktionærerne har været på besigtigelse.

Tiltrådt på kontoraften den 17/6- 2019

Indstilling
Beslutning tiltrædes.

For at lette rensning af nye fliser er drøftelse af maskine fliserenser drøftet på kontoraften den 17/6-2019. Supplement til gas-fliserenser. Formentlig bedre CO-regnskab.

Indstillng.
Beslutning tiltrædes.

• 3 beboer har fået skriftligt pålæg i forbindelse med hensmidning af affald i kældergangen ved SB131

• 1 beboer har fået pålæg om, at erhvervsaffald ikke må afleveres i vore containere mv.

Drøftelse af det videre forløb.
Løsning af placeringsproblemer, herunder udfordring i forhold til parkering og grønne områder.

Skal vi overveje mere etiske løsninger som er set ved SAB bebyggelse Dybbølhus ved Sydhavn station.

Låsene er nu sat op.

Systemerne er fortsat ikke på plads.

Der er fremdrift på visse områder. Intet vedr. Bookingsystem, der er afgørende for det videre forløb.

I lighed med tidligere år holdes kontor lukket tirsdag aften den 9. 16. Og 23. Juli 2019.

Boligforening har lanceret muligheden for SMS-advisering. Kan fx benyttes i forbindelse med nyhedsbreve, afdelingsmøder eller fx ved akutte forhold.

Koster 0,2 kr Per advisering.

Afdelingen er tilmeldt forsøgsvis.

• Manglede tilstrækkelig information om arrangement.

• Information til beboerne for sent

• Manglende information til bestyrelsen og arkivering om sagen. Bedre styring næste gang.

Første fælles arrangement i beboerhuset.

Drøftelse af organiseringen, herunder med udgangspunkt i materialet ved seneste bydelsbestyrelsesmøde.

Lukket punkt.

Overvejelse om forankring af idrætscontainer, når Fællesskabernes projektperiode ophører.

Materiale sendt til bestyrelsen den 15. juni 2019.

Fællesskaberne vil gerne holde årsfest på vores græsplæne den 7. september.

Følgende skal bl.a. afklares:

• Håndtering af blomsterbede med nyplantede grønne bede.
• Toiletforhold.
• Evt udpegning af Kontaktperson(er)

Materiale sendt til bestyrelsen 15/6-2019.

Mail sendt til bestyrelsen 15.juni 2019. Skal foregår 7. september 2019 efter årsfest på græsplænen.

Følgende bør indgå i overvejelserne.

• Håndtering af blomsterbede med nyplantede grønne bede.
• Toiletforhold
• Strøm (teknisk) kan ikke som tidligere hentes i beboerhus, men skal i givet fald hentes fra garage.

AKB bestyrelse vil gerne deltage i et møde.

Mail sendt til bestyrelsen 15/6-2019.

Mødet foreslået til 27. Juni 2019 kl. 11-12(formentligt formøde )

Drøftelse om evt. afholdelse af informationsmøde om byggesagen.

Mangler
Syn og Skøn
Altaner
Økonomi – hvad er status og hvornår kendes resultatet
Bygge- og økonomiafdeling skal stå for arrangementet

Vil fylde for meget på det ordinære afdelingsmøde.

Fejring af afdelings fødselsdag 15. oktober 2019 som for en del år siden for afdelingens børn med lægning af blomsterløg og derefter lidt underholdning med forfriskninger.

Informationsmøde for afdelingens beboere.

Juleklip.

Der er ikke arbejdet videre med chikane, da der fortsat hentes affald fra DRI. Den manglende løsning vedr. affald kan betyde at området ved DRI kommer i spil.

Det har hjulpet lidt med den store sten på hjørnet.

Indstilling:
Holdes under observation, men vi foretager os ikke yderligere før der er overblik over en samlet løsning med affald mv.

Vil det være en ide med en uformel snak med brugerne af vaskeriet om antallet af maskiner.

Bespisning som de seneste.
Dirigent.
Budget 2020 er endnu ikke behandlet.

Modtaget følgende forslag:

• Materiale fra HC vedr. Entredøre
• Beboerforslag om ny dør ved kældernedgange syd-gavle, således at man ikke kan komme ind i åbningen mellem skralderum og det gamle storskralderum.

Mundtlig information

Websiden er opdateret med information om altaner og syn- og skønsforretning.

Tirsdag den 2. juli 2019 med bl.a. behandling af egenkontrol for 2. kvartal.

Lukket punkt.

Kassekladde for april måned, samt status for 1. kvartal.

Der henvises til administrationens bemærkninger.

Indstilling:

Indstilles til godkendelse.

Møde med egenkontrolgruppen er fastsat til den 21. maj 2019, kl. 17.30.

Vores John Deer græsslåmaskine fra 1995 er gået i stykker. Reparation skønnes ikke at være forsvarlig

Efter aftale med funktionærerne er der fundet en ny, men lidt mindre maskine. Tilbud er hentet til to leverandører. Pris  ca. 50.000 kr.

I forbindelse med Dv-planlægningen er midler afsat til erstatning for nuværende maskinen ikke blevet overført fra 2018 til 219, men fastlagt at den skulle medtage i DV-plan 2020. Dette betyder, at udgifterne ikke kan afholdes via DV-planen uden et ex. afdelingsmøde.

Dette kan vi ikke vente på. Dvs købes vi driften, som af andre årsager kan blive anstrengt.

Indstilling.
Anskaffes som beskrevet

Der har de sidste par uger været følgende episoder:

• Ildspåsættelse med ødelæggelse af to overvågningscamera i blok 21

+ div uønskede ophold i kælder  + rygning i kælder.

• Udmærkede billede af ildspåsætter er afleveret til politiet

Indbrud i teknikrum på loft blok 21

Opsætning af bord med tilhørende hashrygning

• Forsøg på indbrud på loft blok 23

Det er rimeligt ressourcekrævende at dokumentere de forskellige episoder i forhold til politi og forsikringsselskab (Hærværk dækkes ikke).

Mulighed for undersøgelse af sikring af loftsrum og/eller afspærre repos til øverste etage undersøges pt.

Konstateres det, at nøglebrikker bruges til adgang til kælder med henblik på ophold i strid med husordenen, vil adgangen blive inddraget.

Der arbejdes videre med opsætning af gitter på 7. sal til repo. Kræver i givet fald et ex. afdelingsmøde for at søge tillægsbevilling/overskudsdisponering. Haster, da da vores omfattende udstyr med ventilationsanlæg og solcelleanlæg med tilhørende styring skal beskyttes

Indstilling:
Tages til efterretning og sagsfremstilling følges.

BNS’s vedligeholdelse og plantegaranti udløb ved udgangen af april måned.

Det er i forbindelse med udløb af vedligeholdelsen konstateret, at de nye arealer har været fyldt med flerårigt ukrudt trods vedligeholdelsen. Der pågår opretning.

Det er konstateret, at der mangler 1873 planter med plantegaranti. Firmaet mener dog at nogle er stjålet.

Den fremtidige vedligeholdelse er uafklaret.

Afdelingens funktionærer er sat til at vande træer, som en prioriteret opgave i forhold til andre opgaver. Overtager endvidere den del af græsslåningen som blev varetaget af BNS’s underleverandør.

Der er en del uafklaret økonomi i den fremtidige vedligeholdelse.

Indstilling

Tages til efterretning, herunder prioriteringen.

Der blev den 5/11-2018 bestilt opmaling af parkeringsbåse mod KåG, samt båsene fra indkørslen ved 109 og op mod indkørslen til KÅG (mod Sjælør Boulevard).

Grundet vejrforholdene blev opmaling udskudt til den 1. april 2019. Firmaet er nu rykket for en tidsplan.

Øvrige båse har farveforskelle.

Der er desværre en betydelig økonomi i opmærkning af båse.

Indstilling:
Tages til efterretning. Der foretages et forsøg med brug af markeringssøm.

Der har været tanker om markering af afslutning på helhedsplanen den 15. juni 2019.

Dels har vi stadig mangler og dels er ressourcesituationen ikke til det. Det indstilles at arrangementet droppes.

DKTV A/S genoptager opsætning den 15. maj 2019.

Der har været møde med Scantron i tordags. Det er ud til at bookingsystemet også er anvendeligt. Tidshorisont for sammenkobling med låsesystem og alarm er dog uafklaret. Det samme er elektronisk adgang til låsesystemet. Forventes på plads, når låsesystemet er etableret.

Afdelingsbestyrelsen har den 26. april 2019 fået en redegørelse om årsregnskab.

Det relle årsregnskab har et overskud på 469.094 som afdelingsmødet kan disponere over.

Den øvrige del af overskuddet skyldes byggesagaen og bla.  tidsforskydning mellem støttetildeling og afholdelse af lån og rentetilskrivning m.v. henlagt på en reguleringskonto. Beløbet henlægges på en bunden reguleringskonto til den samlede økonomi g støttetildeling er på plads.

Er herefter godkendt på kontoraften.

Indstilling:
Godkendes.

I forbindelse med hensynsløs kørsel af elever fra KåG er hegn på grusparingspladsen ødelagt, markerings sten skubbet og en beboers bil mere eller mindre total skadet.

Politiet var til stede.

Seneste nyt fra Jeanette og Annie.

Annie har ikke foretages sig noget vedr. bankoverførsel.

Blanket- og forretningsgang skal fastlægges (Jeanette og ASK)

Der arbejdes på sagen

Det er nu konstateret, at bedene langs kantstene er en del af LAR-projektet også efter revisionen.

Der arbejdes nu med at få afklaret om sikkerheden er opfyldt, om der er alternative muligheder.

Gennemgang af egenkontrol 1. kvartal.

Det skal bemærkes at kassekladde ikke er afleveret rettidigt for januar, februar og marts.

Kontanter søges helt afskaffet ved brug af Mobilpay og overførsel. Jeanette og og Annie har arbejdet med mobilpay siden november 2017 og Annie har haft til opgave siden februar 2018 at udarbejde arbejdsgang for anden betaling end via MobilPay og kontanter. Begge er en del af flere  forudsætninger for ibrugtagning udlejning af beboerhus.

Indstilling:

Ask har aftalt møde med Administrationen om håndtering af den ny udvekslings-kassekladde.

Egenkontrolgruppen ønsker at besøge afdelingen. Dette skal ske hurtigst muligt.

Hele bestyrelen skal deltage. Aflyses, hvis kassereren ikke kan deltage.

Udbedring kan foretages i uge 20.

20 beboere har ikke givet adgang. Har fået brev om en chance mere, hvis de tilmelder sig. Ellers sker udbedring først ved næste ordinære service gennemgang i formentlig 2021.

I et antal lejligheder har det ikke været muligt at komme til vinduerne, da møbler mv ikke var fjernet. Sker der noget med disse vinduer foretages udbedring tidligt ved næste service gennemgang.

Indstilling.

Hvis der ikke er givet adgang eller møbler mv ikke har været fjernet foretages evt. eftersøgning udbedring først ved næste servicegennemgang. Da afdelingen ellers får øgede udgifter. Beboer må slev sørge for udbedring.

Der køres forsøg med lidt dæmpet lys i pintene mellem 99 og 101.

Hitsa har leveret div materialer og går i gang efter påske.

Boligforeningen har omdelt div. varslinger.

Orientering ændring i forhold til tidligere oplyste. Vir har ikke modtaget nogen særskilt information end materiale til elektronisk underskrift.

Tilsyneladende udfordringer i forhold til byggesagen og manglende forventet afslutning i 2018

Bemærkninger til DV-budget 2020 sendt til den samlede bestyrelse 25/3-2019.

Der er ikke taget hensyn til evt. udfordringer vedr. tag alu-kanter. Dette må i givet fald tages særskilt. Forventet overførsel af forventet overskud skal reduceres.

BHJ leverer materiale til HC.

Se mail af 13/4-2019

Aftalt at ASK nu ser på det tidligere udarbejdet vejlednings- og blanketmateriale.

Stormskade på lavhus og højhus.

Der er problemer med det bagvedliggende træværk, som gør at alu-kanterne ikke kan fastgøres.

Drøftet med driftskoordinator og VVS’er.

Indstilling:
Nødreparation foretages.
Der iværksættes undersøgelse af omfanget af nødvendig rearation. Problemet er konstateret i lavhusene og primært vest-facaden. Uklart om der er problem i højhusene

Køres via driftskoordinator

Der er modtaget anlægsbudget for opsætning af nye hoveddøre. Pris ca 193 kr per måned i 10 år.

Der skal taget stilling til om der skal arbejdes videre med sagen med henblik på forelæggelse for afdelingsmødet.

Status.

• Altaner
• Ventilation
• Vandinstallation går til syn og skøn
• BNS opfølgning på mangellister
• Kabelkasser

Der lægges information ud på hjemmesiden, når vi har mere sikker information.

Udsendt til bestyrelsen direkte fra Administrationen den 12. februar 2019

Tilbagemelding inden 3 uger jf. afdelingshåndbogen = 5. marts 2019.

Administrationen har udarbejdet omfattende afvigelseskommentarer, som kan danne grundlag for drøftelsen suppleret med kommentarer fra kasserer og formand.

Indstilling:

Drøftes og det indstilles at forventet overskud benyttes til styrkelse af DV-planen/mangler i forhold til helhedsplanen.

Den gamle cykel karrusel er dukket op fra BNS’s gemmer og er leveret til afdelingen.

Er sammen med flyveren et af afdelingens klassiske kendetegn.

Placeret drøftet på kontoraften.

På området ud for SB 113/115. Placering falder i tråd med småbørnslegeplads og den store legeplads.

Det ikke opsatte gyngestativ er også leveret. Defekt kassereres.

Indstilling:
Opsættes mellem 113/115. Mindre blomsterområde inddrages. Dækkes af Helhedsplanen.

Sagen er helt uafklaret efter fornyet møde med kommunen. Forskellige pragmatiske løsninger forslået herfra. Totalt afvisende.

Følges tidligere må affaldshåndteringen betragtes som mindre hensigtsmæssig

Administrationen arbejder i første omgang videre med sagen

Der er informeret om sagen på hjemmesiden.

Efterretningssag

1 års-gennemgangen har afdækket nogle fokuspunkter, der skal undersøges nærmere.
Vi har en ekstern rådgiver til at hjælpe os.

Det blev i forbindelse med 1 års-gennemgangen afdækket, at service-leverandør ikke havde foretaget service i 2. halvår. Oplyste efterfølgende at han ikke havde haft tid. Har opsagt aftalen.

Det er efterfølgende afdækket, at den foretagne service i foråret 2018 og måske inden aflevering ikke har været tilfredsstillende.

Vi er i gang med at finde en ny service-leverandør. Vi skal iht AAB’s regler have to tilbud. Der skal findes en hurtig løsning. Da der skal foretages rengøring og udskiftning af filtre inden vi kan komme videre med opmærksomhedspunkterne fra 1 års-gennemgangen.

Der har været udfald af et af anlæggene i uge 7. Er blevet håndteret.

Der er informeret om sagen på hjemmesiden.

Efterretningssag.

I 2018 blev der sat fokus på at konkurrenceudsættelse sæbeindkøb, som en del af effektiviseringsbestræbelserne.

Afdelingen har fået stillet sæbedoseringsanlæg til rådighed mod brug af leverandørs produkter, men ikke fra en bestemt forhandler.

I 2018 var det svært at finde en alternativ forhandler. Det er nu fundet og med en reduceret pris.

Der er løbende gennem 2018 og 2019 foretaget vurdering af mulighederne for skift til anden leverandør, herunder ikke mindst

• Sæbens kvalitet (skal være svanemærket)
• Forbrug per vask/kg tøj

Dette har vist sig at være overordentlig vanskelig at finde sammenligningstal, som er faktuelt sammenlignelige.

Skal der skiftes sæbeproducent, så vil det formentlig være mest hensigtsmæssigt at købe anlægget selv, så vi selv kan skifte sæbe og med deraf følgende driftsomkostninger.

Det kan konstateres, at der nu også komme nye sæbedoseringsanlæg på markedet, som måske skal indgå i evt. fremtidige overvejelser.

Der foretages pt ikke yderligere overvejelser. Der er i denne sag gennem flere periode brugt et uforholdsmæssigt højt timeforbrug.

Indstilling.

Der foretages med hidtidige forbrugsvare og indkøbes billigst muligt med respekt for udlejningsaftalen.

Mødet er udskudt til den 5. marts 2019.

Oplæg udsendt til bestyrelsen 16. februar 2019.

Der er behov for en række justeringer.

Indstilling.
Sagen drøftes og yderligere tiltag medtages til mødet. Kommer tilbage til godkendelse og skal behandles på afdelingsmødet.

Udskudt grundet overvejelser om adgang til netværk.

Oplæg afvist efter drøftelse med IT-afdelingen, jf mail til afdelingsbestyrelsen 31/1-2019.

Skal forhandles 18/2-2019 med DKTV A/S i forhold til aftale.

Mundtlig orientering på mødet

Der er tilsyneladende begyndt at optræde forskellige typer brugere og ejere på registreringsattesterne.

I forhold til intentionerne ved de oprindelige vedtagelser må der være tale om primær ejer eller primær bruger.

Indstilling:
Fremadrettet er der kun primær ejer eller primær bruger, der kan få parkeringslicens og i øvrigt, når de vedtagene betingelser er opfyldt.

Der er som følge af bl.a. GPDR-lovgivningen oprettet ansøgningsblanketter til

• Parkeringslicens
• Anmodning om nyt kendeord til Mininol Direct.

Udfyldes af beboer.
Blanketterne ligger i Docunote. Alle skal kunne modtage dem og sikre, at de er korrekt udfyldt.

Muligheden for anmodning om nyt kendeord til Minol Direct har været omtalt i seneste nyhedsbrev. 1 har bedt om nyt kendeord. Ny-indflyttere siden foråret 2018 kan fortsat ikke få kendeord. Sagen ligger hos Minols udviklingsafdeling i Tyskland.

Orientering.

Ved vaskeriet.
Bom er bestilt af byggesagen. Grundet manglende overholdelse af indkørselsforbud og manglende påsætning af kæde ved ind- og udkørsel er beredskabslås nu anskaffet og opsat. Adgang ved ind- og udflytning.

Ved SB 121
Det foreslås at vi anskaffer beredskabslås og kæde til indkørslen. Virker mere enkel end brug af pullert. Vi kan vende tilbage til pullert, hvis det ikke virker.

Indstilling
Anskaffelse af beredskabslås ved vaskeriet tages til efterretning og indstilling vedr. beredskabslås/kæde ved SB 121 anskaffes som forsøg.

Udbud er nu gennemført.  Døre er bestilt hos producent og forventes leveret i uge 14 – primo april måned.

Er forberedt til det elektroniske låsesystem.

Orientering.

Der er foretaget opmåling til levering af fodhegn og efterfølgende endelig prissætning.

Ellers ikke noget nyt.

Der henvises til mail til bestyrelsen af 20. januar 2019.02.17

Støttet af offentlige midler.

Samt efterfølgende mails og mundtlig rykning.

Det blev 12/2-2019 fastlagt at Jeanette (ansvarlig) og HC står for arrangementet og er kontaktpersoner til gruppen.

Sag til formålet er oprettet i Docunote DS 2019-01162. Her gemmes efterfølgende korrespondance og aftaler.

Følgende datoer er foreslået 30. april 2019 og 7.maj 2019. De skal ud og se lokalerne

Acubiz er et appbaseret bilagshåndteringssystem til ikke rekvisitionsegnede køb. Det vil sige køb på afdelingens debetkort. Acubiz kan også bruges til kontantudlæg, men alt skal helst foregå ved hjælp af kort. App virker også på IPad. Det er muligt at tilføje flere kort.

Formålet er at reducere kassekladden på udgiftssiden, ligesom Mobilpay skal reducere kassekladden på indtægtssiden..

Har været brugt i en periode i administrationen og tænkes udrullet til afdelingerne efter et kort pilotprojekt.

Afdeling 50 er tilmeldt pilotprojekt. Indbydelse til præsentation kommer i denne uge.

”Opfølgning på uafklarede opgaver.

Beslutning om hvem og hvordan bestyrelsesreferaterne gennemgås for at fange uafklarede opgaver og får dem løst.
Beslutning

Aftalt, at alle til næste tirsdag foretager gennemgang af, hvad de enkelte mangler at følger op og tidshorisont.”

Skal sendes per mail.

Der henvises også til mail af 13. februar 2019

Yderligere opfølgningspunkter

• Mangellister/Indflytningsrapporter
• Udlejningsrum
• Nøgler cykelrum og barnevognsrum

I forbindelse med selv opsætningen blev det på på kontoraftenen  besluttet, at husnummer blev placeret yderst til venstre og logo yderst til højre.

Efterretningssag.

Materiale vedr. ændring  af til garagerne til vippeport drøftet. De leverede porte er ikke brugbare.

Leveres med særskilt elektronisk lås. Dvs kommer i første omgang ikke med i det samlede låsesystem

Meddelt OK til byggesagen. Og Domus Henrik.

Økonomi en del af byggesagen.

Efterretningssag

Ændring vedr. miljøstationer afventer drøftelserne med kommunen om affaldshåndtering.

I forsættelse af diskussionen om de 4 centralmiljøstationer og affaldshåndtering har der været mødet med kommunen.

• Det er i gammelt materiale afklaret, at nuværende container inddrages og erstattes af div. beholdere mv i miljøskuret.

• Åben gård ved garage skal ikke benyttes til affald.

• Døre til miljøskure uafklaret, skal udskiftes til noget andet.

• Der skal dog sættes noget vægbeklædning op før vi kan komme videre med overvågning.

• Kommunens tanke om 15 decentrale beholde flere steder i bebyggelse er ikke acceptabelt

Tidshorisont uafklaret.

Fremsendt til bestyrelsen den 26/12-2018

Umiddelbart ser det ud til at den oprindelige beslutning på 13% + 600 kr. kan holdes.

Fremsendt til bestyrelsen 26/12-2018 med anmodning om at fremsende evt. spørgsmål.

Når materiale har været gennem kommunens og Landsbyggefondens behandling skal vi have et informationsmøde for beboere, hvor materialet kan præsenteres.

Er i dialog med administrationen om en række afklarende forhold.

Der vil blive gennemgang for afd.bestyrelsen af administrationen.

Fremsendt til bestyrelsen den 2. januar 2019.

Med anmodning om fremsendelse af bemærkninger senest 6. januar 2019

Afdelingsmødet har den 25. september bemyndiget os til overførsel af ubrugte midler.

Indstilling.

Indstillingen følges.

BHJ udtrykte bekymring over forbruget af til slid og ælde arbejder

Materiale fremsendt til bestyrelsen den 26/12-2018. Indkaldelse sendt til den samlede bestyrelse den 3/9-2018.

Bestyrelsen anmodet om fremsende evt. forslag til behandling.

HC har fremsendt to forslag.

HC forslag vedr. belysning tages i anden sammenhæng.

Låsesystem forventes klart i løbet januar måned.

Håndtering af de låse, der skal bruge netværk, herunder styring af sal og mødelokale mv er uafklaret.

Vaskebrikker kan bruges til låsen i vaskeridør, når systemet sættes i drift.

Der gives en mundtlig status på mødet.

Beslutning om hvem og hvordan bestyrelsesreferaterne gennemgås for at fange uafklarede opgaver og får dem løst.

Skadesbyggefondens rapport er nu modtaget.

Vil indgå i 1 årsgennemgangen. Der mangler dokumentation for en række forhold, ligesom en række mangler skal afklares.

Bestyrelsen har modtaget rapporten

Spørgeskema vedr. 1 års gennemgang skal uddeles senest den 22/11- 2018 og med svar frist til den 28/11-2018.

Indkomne skemaer behandles af rådgiver.

Drøftelse af evt. bemærkninger.

Kabelbrøndene kan ikke benyttes, da de er fyldt med vand. Forslag om skab på jorden.

Ændring dækkes af Orbicon

Indstilling:
Forslag følges.

Undersøgelsen er baseret på tal 1. december 2017. Må ikke forveksles med ministeriets officielle tal.

Hvis tallene fra teaundersøgelsen kan overføres til ministeriets Ghetto-liste per 1. december 2018, så er Sjælør Boulevard ikke længere hverken Ghetto eller udsat boligområdet.

Kigger man isoleret på AAB afdeling, så er vi et fra både Ghetto og udsat boligområde.

Kigger man isoleret på vores AKB-naboafdeling, så er de både udsat boligområde og ghetto.

AAB’s atl trækker Sjælør Boulevards ud af begrebet Ghetto og udsat boligområde.

Vi venter med spænding på ministeriets liste.

Formanden bemyndiges til at søge om tillægsbevilling.

Der er nu modtaget tilbud på to typer fodhegn og på et sammenligneligt grundlag.

Der skal dog foretages en konkret opmåling.

Indstilling:
Det mere solide fodhegn er det billigste. Det indstilles at der arbejdes videre med henblik på anskaffelse af dette.

Sker via byggesagen og finansieret af denne.

Som udløber af det nye låsesystem er det nødvendigt at udskifte 56 låsekasser.

Nødvendigt for at komme videre med det elektroniske låsesystem.

Indstilling:
Anskaffes. Finansieres via DV-planen

Som led i overgangen til boligforeningens dokumenthåndteringssystem gemmes al dokumentation vedr. licenser elektronisk. Allerede modtagen dokumentation skannes ind. Det handler om registreringsattest og evt. sygesikringsbevis/bopælsattest.

Indstilling.
Aflevering og indskanning er en forudsætning for at få en parkeringslicens. Da vi til enhver tid skal kunne dokumentere, at parkeringslicens er oprettet på korrekt grundlag.

Hans-Christian har taget initiativ til en julepyntsaften, hvor beboerne kan komme ned og pynte juletræ og klippe-klistre.

Der vil være kaffe, kakao, brunkager og evt æbleskiver.

Det vil blive en tirsdag aften den 27.11.2018 fra kl 18.

Blev grundet Jeanettes ferie kun behandlet summarisk på mødet den 9. oktober 2018 under punktet Egenkontrol 3. kvartal.

Mail udsendt til bestyrelsen den 9. oktober med information om at den er klar i docunote fra administrationen – S2018-02037..

Aktivitetsopfølgningen på DV-planen viser helt som forventet, at en manglende række aktiviteter ikke er iværksat. Hænger sammen helhedsplanens manglende afslutning. Afdelingsmødet har godkendt indstilling om overførsel til 2019 i fornødent omfang.

Opfølgning på driftsbudget peger på et overskud, men der mangler en del større indkøb i 4. kvartal. Noget tyder på et større elforbrug end forventet. Dette er endnu ikke undersøgt

Der kommer løbende tilbud om installation af fibernet/bolignet og med og uden tilskud.

Installation kræver ny rørføring som skal bores gennem terrazzo på trappen og boks skal opsættes entredør.

Kræver udbud og nærmere undersøgelse, samt finansiering.

Indstilling:
Der kigges først på fibernet/bolignet i 2020/2021, hvor der skal ses på den fremtidige TV-løsning. Ikke mindst grundet den nuværende ressource situation.

En del af projektet vedr. låsesystemet.

Indstilling:

Boligforeningens IT afdeling og ekstern rådgiver kobles på for at sikre at alle sikkerhedsmæssige aspekter opfyldes.

Udgifterne dækkes af driften

Foran lav hus er der en række områder, hvor reparation bør foretages, samt en stort område , hvor der skal ske udskift.

Foran lavhuset er der en række mindre områder, hvor der bør ske udskiftning.

Der skal tages stilling til om der skal arbejdes mod udskiftning af hele området ved lavhuset til Coloc sten, samt indarbejde udskiftning foran højhuset i DV-planen til senere udskiftning.

Finansiering er ikke afklaret. Kan blive en kombination af DV-plan og drift.

Indstilling:

Intet nyt i forhold til udmelding på hjemmesiden

Der er gd foretaget yderligere undersøgelser i nogle flytteligheder. Endvidere gav en række beboer adgang til VVS – ingeniør med meget kort varsel.

Der danner sig et billede af, at der er en række forhold som skal rejses over for entreprenør og rådgiver.

Dette arbejdes der videre med. Der er ikke konstateret nye akutte skader.

12 stk. 2 foran hver blok og resten efter skønnet behov.

Tilbud indhentet via byggesagen og et vi selv har indhentet. Betydelig prisforskel.

Mail til bestyrelsen 5. oktober 2018.

Der er pt. Forskel på indhak for henholdsvis lavhuse og højhuse.

Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.

Godkendelse af tegning til terrasse på vest side af beboerhus.

Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.

Beslutning om pullerter.

Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.

Som følge af Annies nedtrapning af opgaver som oplyst på afdelingsmødet skal afdelingsbestyrelsen have et skriftlig oplæg

• Opgaver der fortsat håndteres
• Opgaver der ikke længere håndteres.

• Redegørelse for håndteringen af Isyns-sager der er lagt i beboermapper

• Redegørelse for uafsluttede sager.

Fastlæggelse af tidsfrist for aflevering af ovennævnte og det videre forløb.

Er nu ved at være klar.

Pladserne er markeret med tre brosten.
Der skal træffes beslutning om alle eller kun den første skal markeres med hvid vejmaling.

Der indkøbt hvide reflekser til opsætning på plankeværk ud for rækken med brosten.

Biler skal holde i de markerede båse ellers pålægges kontrolafgift.

Der foreslås indkøbt yderligere 6 stole af samme type som nuværende.

Finansiering afsat i DV-plan

Har ikke været en del af byggesagens udbud. Trods drøftelse i planlægningsfasen.

Der foreslås opsat 10 cm. Høje bogstaver i sorte aluminium på baldakin. De nedtagne AAB skilte sættes op ved siden af.

Eksempel forevist på mødet.

Økonomien dækkes af byggesagen

Ikke en del af byggesagen. Har været overvejet, men fraveget.

Vi havde bestilt prøve på beholder alene til cigaretskid. Var udgået.

Det foreslås, at vi anskaffer et antal papirkurve med indkast til cigaretskod. Samme udseende hos AKB.

Økonomi dækkes af byggesagen og styres af byggesagen.

Belægning er kun planlagt langs de to huse og med et stort grus areal.

Af driftsmæssige årsager foreslås det, at arealet mellem de to miljøstationer får belægning. Der skal formentlig etableres afløb.

Medtages som en del af de afsluttende arbejder vedr. byggesagen og finansiering indgår i denne.

D.d. frigivet til brug med visse begrænsninger i fht rådgivers anvisninger.

Max 4 personer på opgangsside og lejligheder med to personer.

For alle altaner gælder, at de ikke må bringes i svingninger.

Der pågår fortsat overvejelser og undersøgelser.

Vi har i forbindelse med en fugtalarm i weekenden konstateret, at der noget galt med rørsamling i rørkasse.

Det videre forløb drøftes med Administration og Willies. Der skal formentlig en ekstern rådgiver på. Håndteres af driftskoordinator på byggesagen.

Formel beslutning af beslutning på kontoraften.

Følgende dog efter nærmere drøftelse i forhold til garanti mv.

• Vedligeholdelse af grønne arealer (f.eks. gartner) – tidligst fra 2020.
• Elevatorservice

Godkendelse af aftale med K. Holmgreen og søn.

Der betales ved henvendelse og efter udkald

Ved følgende akutte sager uden for normal arbejdstid kan vagttelefon kontaktes. Tjek først www.afd50.dk om der står noget under nyheder.

• Rørbrud med udstrømmende vand
• Vand fra loft i lejlighed.
• Opstigende kloakvand
• Alarm fra alarm i rørkasser køkken/depotrum. Tjek om der er vand/fugt.  Hvis der ikke konstateres fugt, kan der lukkes for alarm og afdelingskontoret næste arbejdsdag. Husk der skal være fri adgang til inspektionslemme.
• Ventilationsanlæg larmer voldsomt(fx fordi brandventilation er gået i gang) og mindst i en halv time. Tjek dog først om der er brand i bygningen.

Listen er udtømmende.

Ved henvendelse i andre situationer vil pågældende u få regningen på henvendelsen.

Vagttelefon:  VVS K. Holmgreen & Søn  3833 1196.

Der må fx ikke rettes henvendelse vedr.

• Løbende vandhaner (Du kan lukke for hovedhanen)
• Løbende toiletter (Du kan lukke for hovedhanen)
• Stoppet afløb

Her rettes henvendelse til afdelingskontoret næste arbejdsdag.

Sendt til afdelingsbestyrelsen 14/8-2018.

Er ajourført med afdelingens input.

Indebærer en boligafgiftsforhøjelse på 3% for at undgå at beholdningen i perioder bliver negativ

Sendt til afdelingsbestyrelsen den 19.juli 2018.

Indebærer ingen boligafgiftsforhøjelse. Her til skal lægges forhøjelse iht DV-plan. Endvidere skal lægges yderligere aktiviteter, herunder pasning af grønne områder fra 1. juli 2019. Der skulle være et års pasning iht helhedsplan.

Rengøring er justeret i forhold til udbud.

Fremskrivning af budget til 2020 viser behov for en 2% stigning i 2020. Det er nyt af Administrationen laver fremskrivning.

Det er nu vurderingen at helhedsplanen vil udløse en stigning på 2-3 %, således at vi holder os til den vedtagne stigning på 13% + 600 kr. Stigningen kommer når kommunen har godkendt skema C formentlig i løbet af 2018/2019.

• Husorden-parkering – præcisering og justering af vægtgrænse.
• Gæsteparkering – tilpasning til kommunens regler.
• Gæsteparkeringspladser pladser inddrages til pladser med Plicens – bemyndigelse.
• Videoovervågning af miljøstationer og garager.

Er ikke blevet gemt grundet teknisk fejl i Administrationen.

Drøftet og genfremsendt.

Altanerne må ikke benyttes af sikkerhedshensyn.

Teknikerne er gået i gang med at analysere problemet – i første omgang fra jorden. Der er taget billede mandag. Rådgiver og entreprenør kommer onsdag.

Vi har bedt om at få oplyst, hvor og hvordan, der skal måles for at få finde de korrekte målepunkter, samt oplysning om tolerancer.

Formanden bemyndiges til tilslutning til relevante ydelser.

Materialet er pt ikke tilgængeligt.

Intet nyt. Administrationen arbejdet fortsat med materialet og afventer forskellige tilbagemeldinger fra rådgiver og entreprenør.

Der har været løbende dialog om nye sager – i forhold til ny projektleder.

D2018-173459

Overlevering til nye projektledere skete uden deltagelse fra afdelingen. Dette uanset at formanden havde brugt påsken på at opdatere ”Akkumuleret opgaveoversigt” (AKO – D2018-139958)

De nye projektledere har lagt ud med at stort set alt inkl. hvad der tidligere er aftalt henføres til afdelingens allmindelige drift – både udførelse og økonomi..

Dette er afvist fra afdelingens side. Der har været afholdt møde med boligforeningens direktør, byggechef og afdelingens formand for at få sagen på rette spor, således at det der vedrører byggesagen gennemføres af byggesagen. Endelig afklaring er endnu ikke sket.

Har ikke direkte noget at gøre med BNS’s færdigførelsesarbejder at gøre.

Der er konstateret betydelig aktivitet i den senere tid vedr. anlægsarbejder på området og vedr. garage og miljøstation på grusparkeringspladsen.

Hvis rådgiver fortsat ikke rigtigt viser interesse for sagen, vil der blive søgt ekstern bistand vedr. bl..a sikkerheds- og godkendelsesforhold i forbindelse med beboerhuset.

DER har været afholdt møde med byggechef 26. juni 2018 vedr. en række afklarende spørgsmål omkring færdiggørelse, samt med projektledere 27. juni 2018.

Vi har et par vandskader på rørinstallation under køkkenvask, hvor der har været mistanke om fejl ved montering fra byggesagen.
Den seneste fik vi stoppet udbedring med henblik på en nærmere undersøgelse, mens den originale installation var intakt.

Det var en meget tung sag at få projektleder og rådgiver aktiviteter. Rådgiver mener, at det var en ren driftssag. Det blev fra afdelingens side fastholdt, at der skulle rådgiver på med henblik på en teknisk vurdering og evt. dokumentation for fejl. Der har nu været en ekstern rådgiver på sagen og hans iagttagelser og det videre forløb er under overvejelser. Noget kunne tyde på, at der er et problem.

Udgifter til ekstern rådgiver bør afholdes af byggesagens rådgiver.

Byggesagen overvejer det videre forløb vedr. afklaring i forhold til rådgiver og entreprenør.

Fremdriften har været helt utilfredsstillende.

Sagen er eskaleret og der har sideløbende med dialog med serviceleder været dialog med DKTV’s key account manager. På gældende hr blandt andet til opgave at sikre tilfredsstillende løsninger til boligforeningerne.

Der har være afholdt møde med serviceleder den 26. juni 2018.06.26

DKTV skal foretage snarest fortage en række afklaringer i forhold til

Vaskerisystem/lås til vaskeri, hvor nuværende vaskebrik skal kunne håndteres.

Sammenhæng mellem låse- og alarmsystem. Her kan der blive tale justering af låsetype.

Afklaring af låse i forbindelse med garrager og miljøstation. Vi skal i forbindelse med miljøstation have anskaffe noget magnetlåsesystem, som ikke er en del af det oprindelig tilbud, men er nødvendige gr. dørkonstruktionen.

Herudover skal omfanget af nødvendig udskiftning af låsekasser afklares. Mere nedslidt end forventet.

Der er mødet med serviceleder 26. juni 2018.

Boligforeningen har sendt div informationen ud om mulighed for tlf. hjælp og kurser, hvis man har hjælp behov. Bl.a. mail til alle 1. juni 2018.

Det er endvidere formidlet at Annie kunne få en konsulent til direkte afklaring af spørgsmål ( mail fra mig 1. maj 2018).

Udbuddet er nu gennemført. Der må konstateres en prisstigning og et betydeligt prisspænd blandt de bydende.

Rengøringsbeskrivelserne er i al væsentlig uforandret, men ret specificeret.

Opstartsrengøring besluttet = hovedrengøring.

Drøftet på kontoraften den 26. juni 2018.

(Udsendt 8. juni 2018 og supplerende oplysning om placering 12, juni 2018.)

Drøftelse af beboerundersøgelsen.
Undersøgelsen er udsendt til beboere, der har indberettet mailadresse til boligbasen. Der er herfra efterlyst vejledning til indberetning af mailadresse.

Den er på en række områder ikke tilfredsstillende. Umiddelbart kan en del henføres til manglede afslutning af byggesagen og det forhold, at en lang række henvendelser henvises til byggesagens 1 års gennemgang. Dette opfattes naturligt som utilfredsstillende.

Det står ikke helt klart, men noget kunne tyde på, at der er udfordringer i forbindelse med opfølgning

Trygheden opfattes som ganske ringe, men kan primært henføres til den manglende færdiggørelse af lys på området i forbindelse med byggesagen. Dette forløb har været helt utilfredsstillende.

Vi er igen på Ghettolisten.

Ghetto Sjælør omfatter AAB og AKB.

Det store problem er det, at hvis man er på Ghettolisten 4 år i træk, så skal andelen af almene familieboliger nedbringes 40 % ved nedrivning eller salg.

Boligforeningen har besluttet, at man får at undgår nedrivning/Salg er nødt til bede politikkerne om at få redskaber til, at det ved enhver indflytning skal tjekkes, at man ikke falder for kriterierne for udsat boligområder/Ghetto.

De tiltag vi hidtil har set med fleksibel udladning og fritagelse for kommunalanvisning vil ikke løse problemet.

Der er link til ministeriets materiale om Ghettoer på afdelingens hjemmeside.

Opfølgning fra mødet 8. Maj 2018 hvor status var følgende:

Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.

Der henvises endvidere til mail af 13, maj 2018 til ASK med CC bestyrelsen, hvor MobilPay og opkrævning via bankoverførsel omtales.

Seniorgruppen sørger for vask og opsætning service i the-køkken.

• Skiltning flere sprog i vaskeriet
• Akuttelefon
• (Tilbud indhentet. Udskudt, da det nærmere skal beskrives, hvordan den skal anvendes og hvad der skal reageres på)
• Udvalg vedr. fældning af træ
• Affaldsbeholdere – cigaretskod
• Udskudt grundet hele udskydelsen af infrastrukturprojektet

Holdes tirsdag den 25. september 2018, kl.18.30.

Der skal træffes beslutning om vi skal have samme traktement som sidste år.

Hvis vi skal have ekstern dirigent skal dette aftales nu.

Det er tidligere aftalt, at der skal holdes et informationsmøde som et led i afslutningen af helhedsplanen, herunder vedr. økonomien og med deltagelse af boligforeningens Administrationen. Dette skal ikke være en del af afdelingsmødet af tidsmæssige årsager .

Fra seneste bygherremøde kan oplyses at tidsplan følges. Der foretages ikke ændringer.

Økonomien ser fornuftig ud.

Indstilling:

Tages til efterretning.

Hofor har sluttet testforløbet og er meget tilfreds med forløbet.

Der er herfra rejst en række spørgsmål omkring sammenhængen mellem ventilationsanlæg og varmeanlæg. Der er forhold som der skal arbejdes videre.

Herfra peget på manglende overlevering af ventilationsanlæg fra byggesagen. Der arbejdes videre med sagen nødvendige omkostninger til afklaring må afholdes inden for driftsbudget/DV-planens midler til service af ventilation/varmeanlæg.

Ny version modtaget. Meddelt Administrationen, at vi er nødt til at foretage et omfattende krydstjek. Dette kan først påbegyndes ultimo juni af ressourcemæssige årsager.

Samtidig meddelt, at vi først kan kigge på budget 2019, når DV-plan er afklaret, samt arbejderne i forbindelse med byggesagen (hvad er med og ikke med).

Brev 14. – 16. juni 2018 udsendt til beboerne i række opgange vedr. udsmidning af cigaretskod og madaffald fr altanerne + opsat sm info i opgangene.

Er sket til 121, 115-117, 125-129.

I opgangene 125-127er der opsat opslag om, at der ikke må grilles på altanerne.

Ligger i Docunote under beboerservice og information.

Hastende sager er behandlet løbende tirsdag aften.

Budgetopfølgning er sendt til den samlede bestyrelse fra adm. den 20. april 2018. marts 2018.

Giver ikke anledning til supplerende bemærkninger

Status for lokale beboeropkrævninger fremgår ikke af budgetopfølgningen.

Dette redegør kassereren særskilt for. Omfatter varmemålere og evt. elforbrug.

Indstilling:

Er ikke modtaget til elektronisk underskrift, der er rykket 3. maj 2018.

Det er oplyst, at afdelingens og en andens afdelings regnskab har hængt i underskriftssystemet. Skulle være på vej.

Opfølgning fra møde den 11. januar 2018

Der er den 24. april 2018 modtaget opdateret DV-plan, men ikke særskilt svar på afdelingens brev af 14. januar 2018.

Udsendt til afd.bestyrelsen den 5. maj 2018.

ADM. er atter den 3.maj 2018 tilskrevet med anmodning om at bekræfte om der har være taget fuldt hensyn til elementerne i vores brev.

En egentlig revision af DV-planen afventer svar. Dette er ved at være tidsmæssigt problematisk i forhold til budget 2019, men det er adm.’s valg.

Der er efter formandens vurdering en række større elementer, der ikke er taget korrekt højde for og som kan have økonomiske konsekvenser.

Indstilling:
Orientering.

Der blev holdt åbent hus den 23. april 2018 med 3 medarbejdere fra Administrationen.

Ca 25 beboere fandt vej til beboerhuset og fik svar på afklarende spørgsmål og evt. aftale om afvikling af en tilbagebetaling.

Administrationen vil tage kontakt til nogle af beboerne med de største tilbagebetalinger og evt. indbudt til et møde i beboerhuset den 14. maj 2018.

Orientering.

Der er fortsat problemer med online-adgangen.

Lagkagediagrammet fungerer ikke og der er problemer med korrekt visning i en periode før forespørgselstidspunktet.

Der er tæt kontakt til Minol. Minols tyske udviklingsafdeling arbejder på sagen. Utilfredsstillende.

Orientering

Rigtige mange har fået tilbagebetaling vedr. varme for 2017.

Man skal være opmærksom på, at vi i de første 3 måneder i 2018 har brugt lige så meget varme som i hele 2017. Dette kan betyde efterbetalinger for 2018.

Et opmærksomhedspunkt for alle.

Opsætning er gået i stå gr forskellige uafklarede punkter, herunder i hvilket omfang låse skal udskiftes.

Der har været afholdt møde 3. maj 2018. DKTV vender tilbage vedrørende de uafklarede punkter.

Orientering

Klaus har sagt sin stilling op til fordel for andet arbejde og vi har budt velkommen til Brian.

Vi modtag rigtig mange relevante ansøgninger. Dette har givet en betydeligt ekstra arbejde.

Rengøringsfirma har ikke ønsket at forlænge kontrakten ih til de nuværende økonomiske vilkår.

Der er udarbejdet arbejdsskrivelser mv og Administrationen er bedt om at foretage et rengøringsudbud.

I forhold til effektiviseringskravene har vi et problem, da vi allerede i 2014 havde meget lave udgifter til rengøring efter udbud. Udgifterne steg ved seneste udbud og påregnes at stige igen.

Afdelingsbestyrelsen er anmodet evt. ændringer til den hidtidige beskrivelse Har ikke givet anledning til væsentlige ændringer.

Afd. Bestyrelsen har fået kopi af den endelige udbudsanmodning den 26. april 2018.

Der blev op mod påsken indgået forlig med BNS A/S, herefter er arbejdet med afslutning blevet genoptaget.

Tidsplan er modtaget og viser, at der sker afrigning af byggeplads den 6. juli 2018. Vi må håbe at denne tidsplan holder!

Byggesagens samlede økonomi er ikke færdigberegnet. Beslutningen lød på 13 % + 600. Der er som bekendt 10% + 600 kr.

Vi har en række følgearbejder omkring udearealer, som ikke er en del af Helhedsplanen og som der skal skaffes bevillinger til Fx papirkurve, bænke.
Afventer at BNS bliver færdig.

Der er fra afdelingens side den 2. april 2018 fremsendt brev og liste med hængepartier vedr. Helhedsplanen. En tidskrævende men nødvendig opgave. Kopi er tilgået afdelingsbestyrelsen.

Tilbagemelding endnu ikke modtaget

Vores projektleder på Helhedsplanen går på pension medio maj måned. Vi er ikke informeret om erstatning, men belært af erfaringerne kan det formentlig kun blive en yderligere belastning.

En ny persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018.

Som en del af forberedelserne, men også for at sikre boligforeningens data er der gennem det sidste 3/4 år arbejdet med fælles system til arkivering af data, kaldet Docunote. Afdelingen har været med i et pilotprojekt

Der har været flere kurser og ved usikkerhed har man kunnet kontakte support-funktionen i AAB.

Afdelingens formand har den 11. februar 2018 fremsendt oplæg til brug på en række områder.

Da der ikke er modtaget forslag til rettelser er dette nu grundlag for arbejdet i AAB afdeling 50.

Der er siden årsskiftet foretaget gennemgang af den enkelte boligs sagsmappe. Materiale vedr. tidligere beboere er makuleret. Korrespondance vedr. lejemål er flyttet til Docunote.

Afdeling 50 registrerer henvendelse fra beboerne elektronisk, breve og mails til og fra beboerne gemmes elektronisk.

Der må ikke gemmes beboerrelaterede data lokalt på PC’en. Dette skal være flyttet til Docunote senest den 24. maj 2018. både af hensyn til regelsættet, men også for at sikre, at data er tilgængelig for dem der skal benytte det.

For såvel bestyrelse som personale gælder, at man ikke må bruges andres login-oplysninger.

Såfremt forordningen ikke kan efterleves på anden måde, så må bestyrelsen tage stilling til omfordeling af arbejdsopgaverne.

Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.

Afdelingsformanden må herefter konstatere, at beboerhuset ikke kan komme i drift, ligesom andre opgaver må udskydes. Der kan blive tale om flytning af opgaveløsning på en række områder.

Den første nye elevator er nu sat i drift – 93. Elektronisk adgangskontrol til kørsel til kælder kommer først senere.

Projekt leder har oplyst, at der er afgivet forskellige bemærkninger.

Projektleder er fra gjort opmærksom på mangler omkring nødkald.

Målene er i sin tid anskaffet af Os På Sjælør. Dette er uafklaret om de er overdraget til AAB. Hvis de er overdraget skal vi have anskaffet nye net, Hvis ikke må Fællesskaberne gøre det eller fjerne målene.

Indstilling:
Bemyndigelse til anskaffelse af 2 nye net.

Budgetopfølgningen viser et overskud på

1.6 millioner kr. Af større beløb kan nævnes:

• Overskuddet skyldes primært

600.000 kr vedr. nedsættelse af ejendomsskatten. Afgørelse meddelt efter budgetgodkendelse i 2016

• Renter + 692.000kr. renteindtægten udgør 806.000 kr mod budgetlagt 158.000 kr. Et overraskende godt resultat de finansielle markeder taget i betragtning.

Generelt er der en række udsving der kan henføres til manglende afslutning af byggesagen og overgang til normal drift.

Budgetopfølgning er sendt til den samlede bestyrelse den 7. marts 2018.

Indstilling:
Godkendes

Fortsat uafklaret. Information på www.aab50.dk af 18. januar 2018 og 22. februar 2018 er fortsat gældende.

Der arbejdes på en snarlig afklaring om det videre forløb.

Minol har afleveret regnskaberne for 2017 til videre bearbejdning i administrationen.

Der er fortsat ikke givet grønt lys til brug af webadgangen til vand- og varmemålerne.

Skal være klart og omdelt inden udgangen af april måned.

Regnskabstotaler tyder på en voldsom omfordeling af udgifterne, hvor mange skal have store beløb tilbage og mange skal efterbetale ganske store beløb.

Ved servicebesøg i en bolig er det konstateret, at der bruges ganske meget varme, når man i strid med reglerne har tapet indblæsningsventilerne til.

Vi håber at præsentation af web-løsningen kan ske samtidig med omdeling af varmeregnskaber, således at man også få rådgivning om fordeling af meget store efterregninger.

Indstilling:
Bestyrelsen holdes orienteret om det videre forløb og der arbejdes mod afholdelse af en workshop.

Varmeforbruget i de to første måneder af 2018 har ligget over 2017 og også hvad der kan forventes i forhold til graddagene.

Vandforbruget ligger en anelse over. Det er typisk i weekender, at der er et væsentligt merforbrug.

Orientering.

Der afvente fortsat en tilbagemelding vedr. en rækker stillede spørgsmål blandt vedr. overførsel af midler.

Før disse foreligge kan vi ikke komme videre.

Administrationens seneste oplæg til overførsel af ikke udførte aktiviteter fra 2017 til 2018 er retureneret med div. bemærkninger, da der ikke var overensstemmelse med vores oprindelige oplæg.

Div korrektioner i oplæg, som ikke var i overensstemmelse med vores oprindelige anmodning er sendt ind.

Orientering.

Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.

Der har været møde med City-parkering for at få optimeret skiltningen på de områder, som ikke bliver berørt af helhedsplanens færdiggørelse.

Forventes på plads i løbet af 2-3 uger.

Orientering.

Afklaring af hvem der deltager, evt. lukning af kontor.

Har klaget over svar.

Materiale send til bestyrelsen 20180312

Tilbud er modtaget.

Notat fra Jeanette om justeringer: Ændringerne i tilbuddet er bl.a flere grydeskeer, anden kop og underkop, ændret salatbestik, ændrede brødbakker, tilkøb af smør skåle og sovseskåle og få andre ændringer.

Skurbyen forventes afrigget i den kommende uge (uge 4).

Mangler iht. mangelliste ved afleveringsforretningen skal udføres senest 20. februar 2018.

Udskudte arbejder skal udføres senest den 20. februar 2018.

Fristen for 1 års og 5 års gennemgang regnes fra den 18. januar 2018.

En række arbejder betegnes som ekstra arbejder og skal gennemføres efterfølgende.

De nærmere konsekvenser kan der for nærværende ikke siges noget om.
Information er opdateret på www.aab50.dk.

”
Byggesagen er afleveret med over to års forsinkelse og der er rejst et større dagsbodskrav mod entreprenøren.

Skurbyen forventes afrigget i den kommende uge (uge 4).

Mangler iht. mangelliste ved afleveringsforretningen skal udføres senest 20. februar 2018.

Udskudte arbejder skal udføres senest den 20. februar 2018.

Fristen for 1 års og 5 års gennemgang regnes fra den 18. januar 2018.

En række arbejder betegnes som ekstra arbejder og skal gennemføres efterfølgende.

De nærmere konsekvenser kan der for nærværende ikke siges noget om.”

Status: Uafklaret, hvornår vi kommer i gang.

Når vi er klar skal der holdes et arrangement i beboerhuset, hvor beboerne kan få hjælp til se data.

Har indført parkeringskontrol uden at afdelingen er orienteret.

Der har hele tiden været forbud mod uvedkommende parkering. Er formentlig blevet træt af, at en del af vore beboere brugte P-pladserne.

I øvrigt en god skiltning.

Varmeforholdene utilfredsstillende.

Der overvejes forskellige løsninger.

Er skiftet til Led-lys, som i i forsøget i kælderen i SB123-131. Automatik driller.

Stadig vand i kælderen efter regnvejr.

(Efterfølgende igen taget op på bygherremøde. Rådgiver er på sagen, der skal bl.a ske ændring af dræn ved syd-gavl. Dog uklart om dette er tilstrækkeligt).

Nedtaget af BNS A/S

(Efterfølgende sket på bygherremøde, herunder at vejskilt ikke er genopsat)

Med henblik på ændring af beslutning på afdelingsmødet mødet den om optagelse af lån til digital opmåling holdes et ex., afd. Mødet

Det indstilles at mødet holdes tirsdag den 12. december 2017 i beboerhuset.

Kontoret holdes lukket denne dag.

Vi har gennem alle år haft lys ved vaskeribygningen først i et grantræ og da det blev for stort på de øvrige træer.

Belysningen er med til at gøre en mørk tid lysere. Det indstilles derfor at vi indkøber en juletræskæde i form af granguirlande med led lys, der kan sættes op langs kanten af taget

Dækkes af konto 115.

Der er nu aftalt møde med leverandør af service.

AAB’s byggeafdeling er rykket for etablering af låse.

Elektriker kommer på besøg i afdelingen torsdag i ulige uger.  – i tidsrummet 8-12.

Der er ikke arbejde til ugl. besøg.

Der har været afholdt møde med de respektive advokater BNS’s direktør, udviklingschef og afdelingens formand den 2. november 2017.

Diverse krav og modkrav blev drøftet.

Fra AAB’s side blev der stillet krav om, at man får et samlet overblik over sagens økonomi, herunder dagbodskravet, således at man får et samlet overblik over sagen og kan komme videre.

Lysmasterne er ikke leveret i henhold til de udbudte specifikationer. Forker farve, men kvalitet skulle være OK.

Afdelingsbestyrelsen har tidligere tilkendegivet, at man godt kan leve med farven, da det er vigtige at blive færdig.

Det har vist sig, at en ændring i farven skal godkendes af kommunen.

Vi kan frygte kommunens sædvanlige sagsbehandlingstid ligesom et krav om den oprindelige farve kan bevirke yderligere forsinkelser i opsætning af lys på området

Opsætning påbegyndes den 6. november 2017.

Har vist sig tilfredsstillende. Flere beboere har rost lyst.

Tilsvarende lys er bestilt opsat i de gamle sikringsrum i blok 24 (indeholder nu rum til beboere, der tidligere havde loftsrum.)

Indstilling:

Der arbejdes videre med opsætning af samme type intelligent ledlys i hele kælderen og evt. også i lok 24. Dækkes af henlæggelser på DV-planen.

Lys i vaskeriet ændres til led-lys af samme type, som i kælder.

Regelsættet blev vedtaget på afdelingsmødet. I foråret aftale vi en proces. Annie skulle arbejde videre med opgaven.

Aktuel status:

Tillægsbevillingen er godkendt.

Fællesskabernes lektiecafe bruger mødelokalet torsdag eftermiddag til lektiecafe i samarbejde med Røde Kors.

Der er indgået aftale med personalet iht til tidligere praksis og aftale med AAB.

Er udsendt til bestyrelsen den 5/11-2017

Beslutning om optagelse af lån til finansiering af digitalopmåling af flyttelejligheder søges ændret, således at den tages som en ekstra ordinær udgift i 2017.

I forhold til budgetopfølgning er der plads til det. Bevirker at vi undgår en driftsudgift på 40.000 kr de næste 10 år, som vi gerne vil undgå.

Udbud af flyttelejligheder har været en succes og besparelserne ligger højere end forudsætninger ved forårets vedtagelse.

Gennemgang af egenkontrol for 3. kvartal 2017.

Skema er nu elektronisk.

Der har været afholdt møde i bydelsbestyrelsen den. Afdelingsbestyrelsen har ikke i den anledning fået henvendelse fra AAB’s boligsociale medarbejder eller repræsentant i bydelsbestyrelsen. Helt lige som ved forrige møde.

Der holdes ERfa-møde i den 7/11-2017.

Fælleskaber har ansat en ny boligsocial medarbejder.

Minol er fortsat ikke klar til at rulle webudgangen ud.

Vi 8 beboere hvor der skal foretages kontrol/udskiftning af måler. 4 af dem kunne Minol ikke få adgang til i foråret.

Der er nu varslet nyt besøg den 12. december 2017 mellem 8 og 13.

Hvis vi fortsat ikke kan få adgang på der iværksættes en proces ved hjælp af fogeden. Dette vil betyde yderligere omkostninger for de pågældende.

Oplæg udsendt til bestyrelsen den 4. november 2017.

54 boliger deltog og efterfølgende var der spisning.

Henvendelse fra HOFOR om deltagelse i forsøg, der skal sikre at byen konstant bliver mere energirigtig og i højere grad bliver bæredygtig, så den kan være forbillede for grøn byudvikling verden over.

Forsøget er startet i nybyggeri i Norhavnen, men man vil også gerne prøve det af i en gammel ejendom.

Er udgiftsneutralt for afdelingen.

Har været i mailhøring.

Indstilling:

Tilslutning til forsøget godkendes.

Regelsættet blev vedtaget på afdelingsmødet. I foråret aftale vi en proces, hvor der skulle styr på rummene, dvs klarlagt hvilke rum der er taget i brug uden kontrakt og betaling.

Er under ekspedition.

Bærer fortsat præg af, at Helhedsplanen ikke er afsluttet. Både vedr. drift og DV-plan.

Udgifter til inventar mv til beboerhus er pt bogført på DV-plan, men skal senere delvist overføres til helhedsplanen.

Formand og kasserer har modtaget materialet 19 juli 2017 og sendt til bestyrelsen fra BHJ 29. juli 2017.

Lejeindtægter indgår ikke i budgetopfølgningen. Her er det som tidligere oplyst, at der pt opkræves for eget i leje. Tilbagebetaling og ændring sker med boligafgiften per 1. september 2017. Omtalt i juni måneds nyhedsbrev.

Indstilling:
Tages til efterretning.

Behandling af egenkontrol for 2. kvartal 2017.

Materialet er sendt til bestyrelsen den 14. juli 207 fra Administrationen. Genfremsendt fra BHJ 29/7-2017

Oplæg eftersendes.

Skal udfyldes inden den 15. august 2017.

Indstilling:
Udfydlt oplæg indstilles til godkendelse.

Reglerne skal godkendes på et afdelingsmøde.

Udlejning omfatter kun opgangsrum. Kælderrum genudlejes ikke og er inddraget siden år 2000.

Beslutning på bestyrelsesmødet den 29.03.2017 er endnu ikke effektueret.

Oplæg fremsendt til bestyrelsen fra BHJ 29/7-2017.

Indstilling:

Indstilles til afdelingsmødets godkendelse

Oplæg til regler for udlejning til beboerhus til behandling. JNI bemærkninger og tidligere drøftelser indgår i materialet. Det er ønsket, at evt. tvivlspørgsmål skal være afklaret i reglerne, uanset at dette betyder, at det er omfattende.

Følgende forhold er fortsat ikke endnu afklaret:
Inventar
Indbetaling
Låsesystem
Webadgang til booking af lokale

Der skal udarbejdes en række tjeklister, som skal lette beboernes overblik.

Oplæg sendt til bestyrelsen fra BHj 29/7-2017. Skal behandles på det kommende afdelingsmøde.

Indstilling.

Oplæg fra Jeannette og Annie på grundlag af SKI-leverandør.

Eftersendes.

Indstilling:

Boligforeningen har udarbejdet oplæg til ny standardhusorden.

Ændringer er indarbejdet i afdelingens husorden.
Ændringerne skal forelægges det kommende afdelingsmøde.

Indstilling:

Indstilles til godkendelse.

Status for Jeanettes og Annies arbejde.

Det har været planen, at parkeringsreglerne skulle tages op til revision, når Helhedsplanen er afsluttet.

det giver ikke mening at drøfte forholdene før skurby er fjernet og miljøstation og garage er etableret

Det foreslås, at vi holder en workshop, når helhedsplanen er færdig, så vi kan få inspiration til afdelingsbestyrelsens det videre arbejde. Ændringer skal senere forelægges på et afdelingsmøde.

Indstilling:

Der er i juni måneds nyhedsbrev orienteret om problemerne med webadgang til elektronisk aflæsning af målerne

Der er henover sommeren arbejdet med problemet.

Der er problemer med at få softwaren til at vise korrekte tal for relevante perioder. Grunddata findes korrekt.

Desværre betyder det, at vi ikke rigtig kan sættes fokus på vand og afholde de lovede informationsmøde.

Afdelingens totale vandforbrug ser fornuftigt ud og er faldende

Dette kan sagtens betyde, at der er beboere , der har et uforholdsmæssigt stort vandforbrug. Indtil der bliver elektronisk adgang til vandforbruget  må den enkelte beboer selv følge med på sine manuelle målere.

Indstilling:

Tages til efterretning.

Arbejdet med udbud af flyttelejligheder er nu i gang. Der er fremvisning den 2. august 2017.

I den kommende tid kommer der til at blive foretaget opmåling af lejligheder. Dette betyder, at der skal være adgang til en række boliger.

Information vil blive udsendt til de berørte + på vores website.

De berørte afdelinger orienteres om resultatet af udbuddene den 24. august 2017.

Indstilling:

Tages til efterretning.

Rådgiver har modtaget tilbud.

Materiale er sendt til bestyrelsen.

Økonomi. DV-plan og evt. Helhedsplan.

Indstilling:

Låsesystem med billigste tilbud til beboerhus anskaffes. Dog under forudsætning af tilfredsstillende afklaring af en række spørgsmål med rådgiver/projektleder.

Efter at Dan Aalberg er gået på efterløn har vi ansat Klaus Hastrup som ny ejendomsfunktionær.

Materiale sendt til bestyrelsen
Helhedsplanen har modtaget tilbud og forventes sat i gang snarest. Er ikke en del af BNS’s entreprise.

Uafklaret spørgsmål vedr. nødudgang.

Udsendt til afdelingsbestyrelsen 29/7-2017.

Økonomi – en del af helhedsplanen.

Indstilling.

Indstilles til godkendelse.

Det har tidligere været ønske om ny hoveddøre.

En udskiftning vil medføre, at vi samtidig får nye låse og malede døre og karme.

En udskiftning vil således medføre besparelse på maling og senere evt. udskiftning af låse.

Skal i givet fald finansieres ved optagelse af lån.

Bestyrelsen skal tage stilling til om det er noget, der skal arbejdes videre med. I givet fald skal afdelingsmødet beslutte om der skal arbejdes videre med sagen og samtidig træffe beslutning om udskydelse af maling af opgange. Et evt. oplæg om nyre døre med økonomi skal forelægges på et ex. Afdelingsmøde.

Indstilling:

Rådgiver og entreprenør har arbejdet med afklaring af uenighedspunkter. Resultat er endnu ikke modtaget. Det forventes, at der kan orienteres om sagen på afdelingsmøde.

Der har igen været opfølgning på manglende nedløbsrør – nødløsning etableret. Afløb renset.

Intet nyt om belysning – der rykkes regelmæssigt.

En beboer har i forbindelse med højhusbranden i London spurgt til vores isolering. Det er oplyst, at vi opfylder  myndighedernes krav og benytter stenuld/rockwool. I øvrigt er isolering sat uden på de gamle murstensfacader.

Den sydlige del af blok 22 generes fortsat af, at ventilationen lejlighedsvis larmer – er sket to gange i løbet sommeren. Fejl skal findes, da vi ikke har problemet andre steder.

Arbejdet med de grønne områder skrider frem.

Kommunen har besluttet, at der skal særskilt indsamling af bioaffald.

Kommunen leverer tilsyneladende poser og stativer til beboerne. Vi skal have afleveret containere til bioaffald.

Tilsyneladende skal Valby starte i uge 39.

Indstilling:

Sagen følges.

Revideret planer med tilretninger er modtaget og sendt til bestyrelsen.

Indstilling:
Indstilles til afdelingsmødets godkendelse. Begrundelser skal præciseres og det skal bemærkes at budgettet betyder, at vaskeripriserne sættes op med 3 kr.

Drøftet på kontoraften og materiale sendt til bestyrelsen.

Som meddelt i nyhedsbrev til beboerne skal boligafgiften sættes ned.

Fortsat uafklaret om det kan nås til 1. august 2017.

Indstilling:
Tages til efterretning.

Mødet har været afholdt med Minol den 22-6-2017. Software skal rettes før systemet kan tages i anvendelse.

Tidshorisont uafklaret.

Orienteringspunkt.

Drøftelse af evt. anskaffelse af møbler til atrium-gang, som evt. kan benyttes i forbindelse med udlejning af Salen.

Forskellige forslag har været sendt til bestyrelsen.

Vores nabo har som bekendt forbud mod læhegn på altan. Vi har med forbehold i husordenen besluttet meget præcist hvilke type læhegn, der må opsættes.

Et antal beboer, har valgt at opsætte en anden type hegn.

Vi har modtaget en henvendelse om nedtagning af hylder/garderobeskab i garderoberummet uden retableringspligt.

Indstilling:
Retableringspligt fastholdes, da det er en del af lejlighedens inventar, men undersøges nærmere.
Garderummet er ikke nævnt i vedligeholdelsesreglementet skal medtages i den kommende revision.

Rekrutteringsproces efter ny medarbejder er iværksat.

• Renovering af elevatorer, brandudluftning og opsætning af røgmelder. Efter de foreløbige planer vil renovering af elevator blive påbegyndt i uge 46 og vil fortsætte ind i 2018.

• Funktionærfaciliteter under vaskeribygning En del af helhedsplanen – forventes påbegyndt i eftersommeren

• Forsøg med nyt Led- lys i kælder i blok 22 (SB123-131) Forventes iværksat efter sommerferien. De nye ”intelligente” lamper til forsøget er valgt og vil give mere lys iht til lysberegningerne og til en lavere løbende driftsomkostning.

• Elektronisk låsesystem Indhentning af tilbud pågår.

• Gardiner sættes op i beboerhus den 10. juli 2017

Intet nyt.

Oplæg modtaget fra Administrationen.

Der mangler en række tilpasninger som følger, at beboerhuset/Helhedsplanen ikke blev færdig i 2016. Ligeledes skal udbud vedr. flyttelejligheder indarbejdes. Endvidere skal oplæg til DV-plan justeres på nogle områder, så det tilpasses situationen efter helhedsplanen.

Det er pt. Svært at sige noget om det endelige resultat.

Udsendt til bestyrelsen
:20170526

Indstilling:
Der arbejdes videre med henblik på endelig fremlæggelse.

Udfyldelse og indsendelse af regnskabserklæring for 2016 – den del der vedrører tiltag, der er iværksat efter regnskabsårets afslutning udfyldes ikke.

Beslutningsreferat med afstemningsresultat var tilgængelig på web-site dagen efter mødet formalia omkring information er således opfyldt.

Det skal sikres at referent aflevere referat umiddelbart efter mødet,

Indstilling:

Referent og dirigent underskriver referatet.

Efter oprettelse af kælderrum og varmecentraler i indhak, hvor der tidligere var vinduer er belysningen blevet forringet.

Vi har fået beregnet lys og modtaget tilbud på ”intelligent” led belysning i et forsøgsområde i blok 22.

Vi får væsentlige mere lys til en mindre drifts udgift.  Der vil dog være en tilbagebetalingstid.

Vil understøtte effektiviseringsstrategien

Udgifterne er afsat på DV-planen.

Indstilling:
Der indhentes til bud forsøgsopsætning, samt en på den samlede blok, hvis forsøget falder heldigt ud.

Status er pt. Uforandret.

Minol er blevet rykket for web-adgang.

Vi mangler at få fuldt op på de 10 beboere, der mangler at få tilslutning til web-adgang.

Noget tyder på, at ikke alle beboere er opmærksom på, at der hurtigt skal kunne gives adgang til vandmåler og hovedhane.

For vi ikke snart adgang kan det blive svært at nå den lovede korrektion af aconto-vand ved væsentlige afvigelser.

Kælderdørene blokkenes (21,22 og23) syd gavle påbegyndes i denne uge

Arbejdet skrider frem med mangelafhjælpning mv. Der arbejdes ihærdigt på de grønne områder.

Vi har desværre nogle uafklarede forhold mellem Helhedsplan/ 1 års-gennemgang og drift.

En beboerbrochure har desværre endnu ikke etstade, hvor den kan udsendes.

Afklaringsmøde holdes fredag.

Der har været møde med forstander, kundechef og afdelingsformand om placering af idrætscontainerne på Dronning Ingrids Hjem side af hegnet.

Vi er efterfølgende blevet orienteret om, at Dronning Ingrids Hjem har afvist flytningen med henvisning til Brandvæsenet.

Skal herefter placeres på sædvanlig plads.

Indstilling:

Aftale om flytning og vilkår sættes i værk.

Bl.a. om fjernelse ved Helhedsplanens ophør, vedligeholdelse (må ikke skæmme udsyn fra beboerlokale) og aktiviteter på området underhensyn til placering og ny beplantning.

Tirsdag d. 20. juni kl. 16:00-19:00 i afdelingen.

Materialet er sendt direkte til afdelingsbestyrelsen den 27. april 2017

Indstilling:
Endelig godkendelse af årsregnskab 2016 – overskud 2.220.917

Afdelingsmødet har besluttet, at den del der vedrører tilbagebetaling af ejedomsskat overføres til DV-planen til elevator.

Det indstilles – som tilkendegivet på afdelingsmødet – at den øvrige del af overskuddet også overføres til styrkelse af henlæggelserne til DV-planen i forbindelse med budget 2018.

Forelægges til orientering på efterårets ordinære afdelingsmøde

Materialet er sendt direkte til afdelingsbestyrelsen den 28. april 2017

Indstilling:
Giver ikke anledning til særlige bemærkninger.

Rådgiver er fundet.

Der har været besigtigelse med projektleder, rådgiver og Annie hos AKB

Referat afventes

Udsendt til bestyrelsen den 24. marts 2017.

Final budgetopfølgning modtaget og udsendt til afdelingsbestyrelsen 24. marts 2016.

Overskud:

Overskuddet kan henføres:

• Manglende færdiggørelse af helhedsplan med beboerhus

• Besparelser på energi og vand

• Besparelser på forsikring

• Tilbagebetaling af ejendomskat som følge af vurderingsændring.

Tilbagebetaling af ejendomskat indgår teknisk i overskuddet. Tilbagebetalingen har afdelingsmødet den 9. marts 2017 disponeret over.

Overskud 2,2 millioner
Afdelingsmødet har den 9. marts 2017 truffet beslutning om overførsel af forventet tilbagebetaling af ejendomsskat til Elevator/DV-plan (Opgjort på daværende tidspunkt til 1.1 millioner + renter).

I henhold til afdelingsmødets henstilling overføres rest overskuddet til styrkelse af DV-plan – dækning af elevatorer.

Indstilling:

Regnskabet indstilles til godkendelse og den ikke disponerede del af overskuddet indstilles overført til styrkelse af henlæggelse til DV-planen, jf. afdelingsmødets indstilling den 9. marts 2017.

Status for kontrollen.

Efter godkendelse fa pilotprojekt vedr. dør i SB 99 er der indhentet tilbud fra et par leverandører på de øvrige døre.

Tilbud er godkendt og ordre afgivet.

Finansieres via DV-planen.

Forventes sat op ultimo maj/juni måned.

Status vedr. Rådgiver og udbud.

Renovering forventes først påbegyndt i september måned.

Udskiftning af brandventilation tages med sammen med elevatorer.

Rådgiver skal komme med oplæg og et økonomisk skøn.

Medtaget på DV-planen.

Indstilling:
Tages med nu. Når ajourført økonomi skøn foreligger tages stilling til det videre forløb.

Administrationen er i dialog om de indledende øvelser.

Vi skal have indberettet hvilke bi-lejemål vi har og reglerne for udlejning, som skal godkendes på et afdelingsmøde

Vi udlejer kun opgangsrum. Efter år 2000 er der ikke foretaget udlejning af ekstra rum i kældrene. Ekstra kælderrum inddrages i takt med fraflytning.

Ledige opgangsrum udlejes efter opslag og efter bo- anciennitet. Uafklaret om dette sker efter beslutning på et afdelingsmøde – skal med på efterårets afdelingsmøde.

Indstilling:

Der arbejdes videre med sagen og skabes overblik.

Ansvarlig skal udpeges og tidshorisont.

1. Er der personer uden en AAB-mail, der har behov for mails om genudlejning og fraflytning?

2.    Følger der hårde hvidevarer med i lejemålet?
a.    Hvis ja: Hvilke?

3.    Har I ønsker til konkrete ugedage/tidspunkter for fremvisning, i de tilfælde, hvor afdelingen skal stå for at fremvise en ledig bolig?
a.    Hvis ja: hvilke?

4.    Har I brug for en fast ekstraperiode til nyt køkken og/eller bad?
a.    Hvis ja: Hvor lang tid – og til hvad?”

Database er tilsyneladende ikke blevet opdateret.

Materiale skal gennemgås og opdateres.
Ansvarlig skal udpeges.

Opgaven overtages fra Mette C.

Materiale gennemgang og klargøres til brug.

Ansvarlig skal udpeges/tidshorisont.

Drøftet med bestyrelsesmødet den 14/2-2017.

Anskaffelse af hvide borde med hvide bordplader bedes genovervejet.

Lokalerne er meget hvide, derfor virker hvide borde noget gammeldags. Det er undersøgt at man både i AAB og BL benytter mødeborde i antracit.

Mødestole kan fås i sort og med fast mulighed for sammenkobling. Antal ændres til 95 – da der skulle bruges nogle stole i forkontor.

Iht. Beslutning på kontoraften er Jeanette Nissen indstillet til at deltage i styregruppen.

Indstilling:

Indstilling følges.

”Familiemøde” er betegnelsen for, at sammenlignelige afdelinger drøfter økonomi og indkøb.

BHJ og ASK deltog i mødet.

Et væsentlig fokus område er flyttelejligheder. Her er vi med i forsøget med digitalopmåling og fælles udbud. Så her afventes resultatet af forsøget.

ASK og JNI fik på bestyrelsesmødet 25/10-2016 i opdrag at arbejde med denne sag.

JNI 14/2-2017

Der skal udarbejdes regler for brug af huset og ske fastsættelse af priser.

Hvad skal i have af gardiner – lamel til de store vinduer?

Tilbudsindhentning skal sættes i proces.

Helhedsplanens har fremsendt revideret oplæg den 17. januar 2017 til kommentering

Afventer bestyrelsesmedlemmernes tilbagemelding.

Tirsdag den 30.maj 2017 kl. 9:00-12:00 i afdelingen.

Der har igen været vand på gulvet i blok 24.

Der er foretaget besigtigelse med rådgiver og projektleder.

Der kommer ikke længere vand ind i barnevognsrum. Afslutning af støbning skal foretages + rengøring. Det øvrige vand skyldes formentlig vand fra altannedløb, der ikke ledes bort. Sker i forbindelse med færdiggørelse af LAR-projekt. Afventer dette.

Der er bedt om konsulent- besøg vedr. belysning i kældre. Bedre lys og måske billigere ved omlægning til LED.

Afhængig af økonomi kan der blive om at noget udføres i 2017 og noget senere.

Boligafgiftsforhøjelsen i juni 2016 med 10%+600 kr. var en aconto forhøjelsen. Alt tyder på, at der kommer en yderligere stigning. Det forventes dog fortsat, at vi kan holde os inden for beslutningsgrundlaget på 13% + 600 kr.

Der er taget hensyn til godkendte ekstra arbejde, men der må tages forbehold for en række uenighedspunkter begge veje.

Vi skal være opmærksomme på, at alle ønsker om ekstra ting eller kompenserende foranstaltninger fx mere lys vil påvirke det samlede regnskab.

Godkendelse af forretningsføreraftaler vedr. renovering af elevatorer.

Fastlæggelse af mødedato.

Vi bliver nødt til at holde det i vaskeriet.

Følgende punkter skal behandles:

• Orientering om ejendomsvurdering
• Disponering af tilbagebetaling af ejendomsskat
• Renovering af elevatorer
• Ansøgning om tillægsbevilling til elevatorer
• Ansøgning om tillægsbevilling låse.

Udkast til dagsorden med anmodning om kommentering er fremsendt den 18. februar 2017.

Vi har fortsat 10 beboere, der selv efter 2. varsling ikke har givet adgang til deres lejlighed.

Dette byder, at den elektroniske adgang til varme- og vandmålere forsinkes.

De pågældende får en chance mere, hvorefter vi må bede fogedret og låsesmed om bistand. De pågældende kommer til at betale de ekstra udgifter.

AAB har efter ”No cure No pay” princippet hyret et advokatfirma til at se på ejendoms-vurderingerne.

Advokatfirmaets klage over ejendomsvurderingen har båret frugt.

Skat har udsendt en agterskrivelser, hvoraf det fremgår at ejendomsvurderingen per 1. oktober 2012 er ændret fra 75.411.300 kr. til 64.442.400 kr. Skrivelsen er snedt til den samlede bestyrelse 24/1-2017

Ændringen har virkningen for skatteåret 2014.

Afgørelsen betyder, at vi for 2014-2016 skal have tilbagebetalt grundskyld (ejendomsskat) ca. 1.1 million + afsavnsrenter. Advokathonoraret udgør 30%.

Herudover nedsættes grundskyld ejendomsskatten for 2017 og frem. Her fragår også en honorarandel til advokatfirmaet fra 2017-2021.

Afgørelsen er anket, da vores advokatfirma har nedlagt påstand om, at der er grundlag for ekstraordinær genoptagelse af ejendomsvurderingen 2008.

Det er uafklaret om påstanden om ændring tilbage fra 2008 vil påvirke udbetaling af for meget betalt grundskyld for 2014 og frem.

Tilbagebetalingen vil iht. boligforeningens praksis blive brugt til at styrke henlæggelserne til Drift og Vedligeholdelsesplanen.

Kan være med til at finansiere elevatorreno-veringen.

Godkendelse af endelig udkast.
Planen har været behandlet på en kontor-aften + BHJ/ask har haft møde om planen med vores driftskoordinator.

Endelig udkast er fremsendt til hele afdelingsbestyrelsen 8/2-2017.

DV-planen indebærer, at der skal flyttes 250.000 fra konto 115 til henlæggelse til DV-planen gr. flytning af aktiviteter, der tidligere har været udført under konto 115.

Skal behandles på afdelingsmødet sammen med regnskabet. En hel eller delvis godkendelse kan dog komme på tale før i forbindelse med bl.a. elevatorsagen.

Vi har henlagt midler til vedligeholdelse af elevatorer på DV-planen. Det har været hensigten at påbegynde dette projekt, når helhedsplanen blev færdig.

Naboen AKB har samme elevatorer som os og med samme alder. AKB begynder renovering af elevatorer i uge 7.

Vi kan se at der ikke er afsat tilstrækkelige midler i den nuværende DV-plan (ca. 5 millioner inkl. overskud fra 2015).

Der har den 31. januar 2017 været afholdt møde med Otis omkring elevatorernes stand. Det blev bl.a. oplyst, at det grundet alderen er svært at skaffe reservedele. En delvis renovering kan ikke anbefales, da nyt og gammelt ikke kan arbejde sammen. Grundet placering er det ikke muligt at gøre elevatorerne større.

Der er næppe mange andre mulighed for renovering end den3/2-2017, som AKB har valgt.

Det er tidligere udmeldt, at der vil blive indkaldt til møde om elevatorerne.

BHj har udarbejdet udkast til krav til en renovering af elevatorer. Udsendt til kommentering i bestyrelsen den.

Vi er i øvrigt nu i en situation hvor elevatoren i SB 125 har været ude af drift i flere dage gr. manglende reservedele.

Indstilling:
Der arbejdes videre med et elevatorprojekt på grundlag af oplægget.

Formanden bemyndiges til at indgå de fornødne aftaler med driftskoordinator og rådgiver.

Der arbejdes videre med finansiering via afsatte midler, tilbagebetalt ejendomsskat og et evt. overskud. Der afholdes afdelingsmøde, når der er tilstrækkelig klarhed

Afdelingsmødet har den 29. september 2016 besluttet, at afsætte midler til elektronisk låsesystem i kældere, beboerhus/vaskeribygning og miljøstation.

BHJ har udarbejde et samlet krav til en fleksibel anvendelse af elektroniske låse i både beboerhus, blokke og øvrige områder. Dette skal være dimensioneret og planlagt, når selve systemet anskaffes, uanset at ikke alle enheder anskaffes samtidig.

Beslutning om system og låse i relation til helhedsplan haster. De pågældende afdelinger har været meget tilfreds med de valgte løsninger.

BHj har været på besøg i to andre AAB afdelinger for at se på mulighederne.

Oplægget er udsendt til kommentering hos bestyrelsen 7. februar 2017.

Gennemførelse af beslutning på seneste afdelingsmøde kræver formentlig, at der afsættes yderligere midler. Dette er der plads til i DV-planen, men kræver en afdelingsmødebeslutning.

Indstilling:

Oplæg godkendes og indgår i det videre arbejde.

Formanden bemyndiges til at indgå de fornødne aftale med AAB og rådgiver.

Tilbud indhentes således, at projektet kan deles op i etaper, hvor vi prioritere låsesystem og låse i relation til helhedsplanen først. Sættes i gang straks. Øvrige faser er afhængig af økonomien og sættes i givet fald først i kraft efter beslutning på et afdelingsmøde.

Vi har haft en række husordens sager som der er taget hånd om.

• Henstilling af affald i kælder
• Henstilling af elektronik i kælder
• Rystning af tæpper fra altan, så der havner affald hos underbo
• Fodring af måger fra altan (og dermed rotter på terræn)
• Legetøj ryger fra altan ned til underbo – børn for små til at være på altan.

Området er stadig nedprioriteret gr. Andre tidskrævende sager.

Det årlige tjek om licensindehavere opfylder betingelserne for at have licens er iværksat i januar måned.

Bor bruger/ejer af bilen ikke længere i afdelingen inddrages licens. Beboer skulle sådan set selv have gjort opmærksom på det.

Materialet fra Administrationen afventes til det videre arbejde

Anlægget er nu klart. Driftspersonale er gd. præsenteret for anlægget.

Beboerne er i et nyhedsbrev for JAN 2017 bedt om tilbagemelding, hvis de mener noget fortsat er galt.

Der er modtaget 6 henvendelser, som behandles af Byggesagen.

Nogle af henvendelser handler om, at der samler sig (sort) støv omkring indblæsningsventilerne. Dette er ikke støv fra indblæsningen, men støv fra stue/værelser, der samler sig grundet lufthvirvlerne fra indblæsningen.

Der skal ansættes en afløser, da en ejendomsfunktionær vil være fraværende i en periode.

Afdelingen er nomineret til prisen ”Den gyldne termostat”

Vi er således en af tre, der er blevet nomineret.

En pris som indstiftet til at påskønne varmecentraler, der har opnået væsentlige besparelser.

Det er varmecentralen i blokken SB 123-131, der er grundlag for prisen.

For at optimere drift og komfort etableres der netværksforbindelse til både ventilationsanlæg og varmeforsyning.

Begge er i forvejen forberedt for tilslutning, så det er kun netværksforbindelsen, der mangler. Dvs. ledningstræk til knudepunkt i den enkelte blok.

Indstilling:
De fornødne netværk etableres.

Afdelingsbestyrelsen har besøgt udbyder af møbler.

Salen har kapacitet til 48 spisende gæster (12* 4 mands borde 120*80) og Lokalet har plads til 24 ved borde (6* 4 mandsborde) af hensyn til fleksibiliteten.

Vi har fra det gamle selskabslokale, 40 ekstra stole og 2 stolevogne. Kan bruges ved biograf-opstilling.

Indstilling:
Der bestilles 72 stole + 8 reserve, samlingsbeslag til biografopstilling og et antal armlæn og 12 klapborde – hvid plade – (til Salen, hvor der er plads til 48 spisende gæster)+ 6 til Lokalet (24 siddende) dvs 80 stole og 18 4 mandsborde-

Kørevogne til stole og borde.

Der tages senere stilling til evt. anskaffelse af sofa/bord til gang, når plads er nærmere vurderet efter færdiggørelse.

2 høje barnestole

Økonomi: Afholdes af helhedsplan

ASK og JNI fik på bestyrelsesmødet 25/10-2016 i opdrag at arbejde med denne sag.

Der skal udarbejdes regler for brug af huset og ske fastsættelse af priser.

Firmaet har givet hos mulighed for at besøge firmaet og få nærmere gennemgang af de nye foldedøre funktionalitet og ikke mindst den løbende vedligeholdelse.

Indstilling:
BHJ og HCL deltager fra bestyrelsen og to funktionærer. Afdelingen betaler selv udgifterne.

Helhedsplanens har fremsendt revideret oplæg den 17. januar 2017 til kommentering

Afventer bestyrelsesmedlemmernes tilbagemelding.

ASK/JNI har til opgave at komme med oplæg.

BHJ har som en midlertidig løsning. Fået til opgave at medtage relevante afdelingsmøde-beslutninger, som et bilag til vedligeholdelsesreglementet.

Afdelingen er pilotafdelingen i AAB’s pilotprojekt, hvor data gennem centralt på AAB’s server – et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Det er formålet med projektet at både administration og afdeling kan arbejder med fælles dokumenter og derved undgår dobbeltarbejde og få den fornødne vidensdeling.

Undervisning i marts og april.

Vi skal på et tidspunkt tage stilling af evt. flytning af vores elektroniske arkiv og vores omfattende papirarkiv. Skal papirarkivet evt. skannes ind. Er ikke uden betydning for indretning af kontorfaciliteter.

Udvalg med Annie og HC blev nedsat 29/6-2017. Dette er senere ændret til:

Dette er den aftalt, at formanden som en midlertidig løsning lægget afdelingsmøde-beslutninger ind som et tillæg til vedligeholdelsesreglement. Brochure fra byggesagen har også betydning for vedligeholdelsesreglementet.

Afdelingsbestyrelsen har tidligere tiltrådt at vi indgå i et samarbejde om udbud vedr.  istandsættelse af flyttelejligheder.

Organisationsbestyrelsen har at på sit møde den 7. december 2016 besluttet et pilotprojekt omfattende afdeling 23, samt afdeling 50,70 og 98. De sidste afdelinger som et fælles udbud for at opnå en vis volume.

Der skal i forbindelse med projektet ske opmåling og digitalisering af tegninger for samtlige lejligheder.

Erfaring i branchen viser at et professionelt gennemført udbud kan give betydelige besparelser for både fraflytter og afdelingen.

Digitalisering af tegninger skal finansiere af et lån ydet af Dispositionsfonden og skal godkendes på et afdelingsmøde.

Vi har haft en klage til behandling i beboerklagenævnet vedr. indflytning.

Afgørelse: ”Nævnet fandt ikke grundlag for at pålægge udlejer, at udbedre manglerne.”

Det nævnes bl.a. i afgørelsen, at der er nogle elementer som skal tjekkes i forbindelse med byggesagens mangelgennemgang.

Som følge af Helhedsplanen er der en hel del DV-planarbejder, der ikke er gennemført.

Afdelingsmødet har den 29. september 2016 godkendt en indstilling om, at afdelingsbestyrelsen kan søge om at få DV-plans aktiviteter og midler overført til 2017.

Indstilling:
Ansøgning afsendes.
Bilag udleveret på mødet

Der er på afdelingsmødet den 23. september 2016 vedtaget ændring af vedligeholdelsesreglementet, som følge af helhedsplanen og dels truffet beslutning om at komfur og køle-fryseskabe udgår af afdelingens drift.

Der mangler forsat en række driftsmæssige informationer fra Helhedsplanen før en endelig revision kan foreligge.

Det foreslås derfor, at tillæggene tilføjes Vedligeholdelsesreglementet indtil et nyt vedligeholdelsesreglement kan være klart, således at der ikke skal ledes flere steder.

Nykredit har bevilget et tilskud på 50.000 kr.

Der mangler ca. 20.000 kr.

Indstilling:

Det manglende beløb bevilges og anskaffelse sættes i proces.

Skal tilpasses infrastrukturprojektet og reservation skal foretages.

Kort orientering om status. Intet der typer på at beboerhus bliver færdigt i 2016.

Der arbejdes med en række aktiviteter, hvor fremdriften ikke er synlig.

BHJ havde på mødet konstateret, at der ikke synes at være nogen sammenhæng mellem BNS’s udsagn på mødet med advokat og det virkelige liv i afdeling 50.

På byggemødet 13. december 2016 blev det oplyst, at BNS forventer, at man er færdig medio februar med facader og beboerhus.

Der har nu været afholdt møde (9/11-2016) med KAB’s bolig sociale konsulent Per Faurby og Line Skovgård fra AAB om det fremtidige samarbejde, herunder med den nye leder til den samlede helhedsplan.

Indstilling:

I overensstemmelse med Afdelingsmødet bemyndigelse tilslutter AAB Afdeling 50 Helhedsplanen.

Ønsker at tilbyde beboerne et servicetjek.

Ikke en del af byggesag.

Indstilling:

Udgiften afholdes af driften.

Det indstilles at der ydes tilskud til kaffe og lidt sødt/knas i lighed med tidligere. I form af refusion af udgifter. Arrangementet skal være tilgængeligt for alle vore seniorer.

En leverandør har grundet overgang til nyt fakturasystem efterlyst betaling af en række faktura. Dette har afventet fremsendelse af fakturakopi med henblik på nærmere undersøgelse.

Undersøgelse er foretaget og betaling sat i proces.

Ny tidsplan er modtaget fredag – beboerhus bliver ikke færdigt inden årsskiftet.

Der er for tiden betydelig aktivitet på byggepladsen.

Der arbejdes med en løsning med isolering af luftsluserne. Der skal foretages et forsøg med en enkelt lejlighed.

Rådgiver arbejder med kravet til låse i foldedøre i stuelejlighederne

Der bliver snarest sat lamper op på ramperne.

Flere afdelinger har kørt forsøg med MobilPay-løsning for at undgå kontanter, bl.a. i forbindelse med udlejning af selskabslokaler.

Forsøget har været tilfredsstillende.

Anskaffelse drøftes.

Prognose overskud 1,6 mill., heraf vedr. de 800.000 ekstra lejeindtægter fra sammenlægningsboliger som skal indgå i buggesagen. Der er dialog med Administrationen.

Vi får som omtalt på afdelingsmødet en hel del ekstra udgifter som ikke indgår i byggesagen, men som har relation til beboerhus/vaskeri og kontor. Afholdes over drift og DV-plan.

Nykredit har en fond, der kan give tilskud til kunst mv.

Der er forslag om, at der søges tilskud til 3 basalt stensøjle til opsætning ved ny indgang til beboerhus. Omkostninger udgør ca. 70.000 kr.

Notat udsendt til bestyrelsen.

Der skal tages stilling til følgende:

• Skal vindue i det nuværende forrum, som kommer til at være mod ny gang blændes.
• Skal vindue i dør i det nuværende forrum, som kommer til at være mod ny gang blændes.